Менеджера руководство исполнительной системы поддержки
GT0044
На протяжении многих лет, компьютеров и информационных систем, не произвело большого эффекта от того, как руководители выполняют свою работу. Что только за редкими исключениями, руководители редко были руки-на пользователей компьютеров. Они просят необходимую информацию от сотрудников или ниже, управления персоналом. Теперь этот подход к обеспечению информацией меняется. В каждом из приведенных примеров, взятых из нынешней практики, исполнительный получает информацию непосредственно от PC или терминала на его столе.
* Поля Фрек, президент Lockheed-Грузия, мониторы сотрудников вклад в спонсируемых компанией программы (United Way, кровь диски) в качестве суррогатной мерой морального состояния сотрудников (Houdeshel и Ватсон 1987).
* C. Роберт Киддер, генеральный директор компании Duracell, показало, что производительность проблемы были вызваны продавцы тратить время Германия призывают небольших магазинов и приняла меры по исправлению положения (Основное 1989).
* Тед Athanassiades, исполнительный вице-президент по пенсий митрополит жизнь, может получить доступ к отчетам 3200 клиентов пенсионных выяснить сразу, кто обращается внимание (Основное 1989).
Уильям Смитберг, главный исполнительный директор компании Quaker Oats, доступ к Dow Jones обслуживания и источник (внешние базы данных) для поддержки мониторинга внешней среды (Wallis 1989).
Эти примеры не единичные случаи. Руководители высшего звена с применением компьютера подобным образом в большее число фирм. Системы, что эти руководства использовать называются исполнительной информационных систем (КИС) или исполнительной системы поддержки (ESS).
EIS представляет собой компьютеризированную систему, которая обеспечивает руководство с легким доступом к внутренней и внешней информации, относящимся к их критических факторов успеха. Хотя определение полезно, богатые понимания осуществляется описывающие характеристики этих систем. Большинство исполнительных информационных систем:
* Являются учетом информации руководство потребностей;
* Экстракт, фильтр, сжать, и отслеживать важные данные;
* Обеспечивает он-лайн статус доступа, анализа тенденций, исключением отчетности, а также "детализации";
доступа и интеграции широкого спектра внутренних и внешних данных;
* Являются удобными для пользователей, и требуют минимальной или вообще никакой подготовки для использования;
* Непосредственно используются лицами без помощи посредников;
* Настоящий графический, табличный и / или текстовую информацию.
EIS и ESS условиях иногда используются как взаимозаменяемые. В общем, ссылки на ESS обычно имеют в виду систем с широким набором возможностей, чем EIS, в том числе:
* Поддержка электронных коммуникаций (электронная почта, голосовая почта, телеконференции, а также текстовый процессор);
* Данные анализа возможностей (таблицы, запроса Языки и системы поддержки принятия решений);
* Организация инструменты (электронные календари, автоматизированных Rolodex и щекотливое файлов).
Эти дополнительные возможности как правило, распространен в качестве опции в главном меню системы или возможность "горячей клавиши" на рабочей станции PC режим работы. Систем, описанных в данной статье, называется исполнительной системы поддержки, поскольку они обычно обеспечивают возможности помимо тех, которые связаны с исполнительной информационных систем.
РОСТ ESS
Исполнительный системы поддержки последних событий, но быстро распространяется в организациях. Когда Джек Rockart и Майкл Трейси опубликовал "генеральный директор выходит в Интернет" в Harvard Business Review в 1982 году, многие были настроены скептически и считают, что об практический по использованию компьютеров высшего звена имеют место отдельные случаи, а не новая тенденция. Они ошиблись, о чем свидетельствует большое количество организаций, разрабатывающих ESS.
Несколько факторов способствовали росту ESS. Одним из них является отказ от других компьютерных систем (например, MIS), чтобы обеспечить быстрый и легкий доступ к актуальной, своевременной и точной информации. Другая причина связана аппаратных средств и особенно достижений программного обеспечения. Мощные рабочие станции, с цветными мониторами, создана для сенсорного экрана и мыши операции, объединить, чтобы обеспечить руководство с легким доступом к графической, табличной и текстовой информации. В середине 1980-х Comshare и пилот представил программное обеспечение (командир EIS и Командный центр), что значительно упрощает разработку и ведение всеобъемлющего ESS. К концу 1988 года, Comshare и пилот сообщил и 220 153 клиентов, соответственно. К ним присоединились EXECUCOM летом 1988 со своим продуктом, исполнительный Edge, и IBM в сентябре 1989 с решениями исполнительной власти. Rockart прогнозирует, что компании будут тратить больше, чем 100 миллионов на приобретение программного обеспечения, EIS 1991 Гельфонд 1988).
Еще одна причина для роста ESS является более глубокое понимание природы руководителей и исполнительной работы и как успешно разрабатывать и выпускать системы, которые руководство будет использовать. Становится все более понимает, что разработчики системы для руководителей, должны быть осведомлены о бизнесе и управлении, а также информационных технологий.
РУКОВОДСТВА ESS ОБЯЗАННОСТИ
Руководители не привыкли играть активную роль в развитии информационных и компьютерных технологий. Даже с учетом более широкого использования информации и информационной технологии для достижения конкурентного преимущества, исполнительный участие обычно ограничивается разработке, рассмотрении, утверждении или проектов. Редко они непосредственно участвуют в разработке системы. Она не может быть достаточно подчеркнул, что руки прочь подхода к развитию ESS является неприемлемым, если система не добиться успеха. В самом деле, мы рекомендуем, чтобы организации забыть о создании ESS, если ее руководство готовы взять на себя определенные роли и участия в ключевых мероприятиях.
Наиболее важную роль в том, что исполнительной спонсора. Это старший руководитель, который делает первоначальный запрос к системе, идет в ногу с развитием системы, и обеспечивает руководство и отзывы о предлагаемых приложений. Кроме того, исполнительный спонсор сообщает сильный и постоянный интерес для тех, кто заинтересован в системе, таких, как ключевые группы сотрудников и руководителей среднего звена предоставления данных.
Другая ключевая роль в том, что операционных спонсора, который руководит работой изо дня в день развития ESS. Операционной спонсором часто исполнительной власти особый интерес в том, ESS для своих целей, или менеджер информационных систем. Операционной спонсор работает с руководителей, специалистов, функциональные области персонала, информационные системы персонала и продавцов в создании ESS.
Хотя обязанности пользователей ESS меньше, чем у исполнительной власти и операционной спонсоров, они все же существуют. Один ответственность заключается в работе с аналитиками в определении отрасли, компании, работы подразделения и отдельных критических факторов успеха. Нельзя допустить, чтобы полностью делегировать определение требований к информации для поддержки персонала, независимо от того, насколько тесно они работают с исполнительной пользователей. Если исполнительная власть, чтобы получить максимальную выгоду от ESS, времени должна быть потрачена выявления информационных потребностей, обеспечивая обратную связь по информации, и определение новых или меняющихся информационных потребностей.
Другая задача заключается в том, что видим необходимых данных из домена исполнительной власти предоставляется ESS. При выполнении этой ответственности, руководство может столкнуться с некоторыми первоначальное сопротивление из-за усилий, необходимых для представления данных и озабоченность руководителей среднего звена управления о старших внимательно рассматривает их деятельности.
ИССЛЕДОВАНИЕ
Почти все, что пишут о ESS носят эпизодический характер или описывает опыт одного или нескольких предприятий. Чтобы получить более широкую, более полного понимания существующей практики ESS, мы по почте вопросники 267 организаций в летом 1988 года. Опроса населения пришли из трех групп: участникам DSS-87 и DSS-88 конференций; Компьютерный мир список 100 фирм, которые вложили наиболее эффективно в информационных системах, а также фирмы, которые мы знали, было ESS. Цель заключалась в обеспечении максимальной вероятности нахождения фирмы с ESS.
Респонденты
Первоначальных и последующих рассылках привели в общей сложности 112 полезная вопросников для 41,9% ответов. Число фирм, с ESS было 50, а их ответы являются основой для статистики представлены.
Организаций в опросе представляют различные отрасли находится в дисперсных географических районах (см. таблицы 1 и 2). Являются крупные фирмы, в среднем $ 5.37 миллиардов евро в активах, и только три фирмы, имеющие общие активы меньше, чем $ 1 миллиард.
Данные были предоставлены людей, занимающих различные должности (см. таблицу 3). Чаще всего позиция информационных систем (I / S) менеджер, I / S сотрудника или исполнительной власти. Они опытные профессионалы, в среднем 18,7 лет опыта работы, 13,8 лет I / S опыта и 2,8-летний опыт ESS.
ВЫВОДЫ
Данные исследования послужат полезным подспорьем для руководителей, которые заинтересованы в рекомендации ESS для их организации, намерены принять активное участие в развитии ESS, или будут ESS пользователей. Данные позволяют предположить, чего можно ожидать при разработке ESS и дать ориентиры для сравнения.
Движущие силы
Основной мотивацией для разработки ESS будет иметь доступ к необходимой информации. Нельзя сказать, что руководство не хватает информации, в самом деле, они могут быть "утопления" в нем. Скорее всего, информация не столь кратким, своевременной, полной, легко доступной, как и соответствующие руководители хотят. Признавая необходимость получения более полной информации, кто-то в организации инициирует ESS развития. Кто этот человек? Данные опроса показывают, что 60 процентов времени она исполнительной власти, 22 процентов I / S персонала, 12 процентов сочетание исполнительной и I / S, и 6 процентов кто-то еще. Это свидетельствует о том, что руководство является движущей силой самых ESS с I / S иногда принимают активное участие.
Мы спросили, какие конкретные давление со стороны внешней и внутренней среды привело к развитию ESS. Иерархической ответы приведены в таблицах 4 и 5. Все более конкурентной среде приводит внешнего давления в то время как необходимость в более своевременной информации главы внутреннего давления.
Существование мощного спонсора исполнительной сильно указанных данных. Восемьдесят четыре процента организаций идентифицируемых исполнительного спонсора, который расположен высоко в организации. В 32 процентов организаций, исполнительной спонсор Генеральный директор / председатель, а в другом 61 процентов, спонсор вице-президента.
В целом, системы, поддерживающие процесс принятия решений, трудно или невозможно оправдать с использованием стандартных экономических методов оценки, как чистый дисконтированный приведенная стоимость или внутренняя норма доходности анализа. Хотя стоимость может быть определена, доллар стоимости не могут быть отнесены к пособий. Например, какое значение должно быть уделено "совершенствование системы связи" и "лучшее психическое модели бизнеса"? После ESS на месте, это может быть возможным указать на количественные преимущества, такие как проблемы, которые были выявлены и устранены, сокращение персонала и управленческого персонала, все меньше и короче совещаний и сокращение притока бумаге, но эти выгоды трудно подсчитать заранее .
Эти данные подтверждают, что ESS не оценивает традиционные экономические меры. Восемьдесят восемь процентов фирм указывают, что интуитивного чувства по поводу улучшения процесса принятия решений лучше всего описывает преимущества были оценены. "Hard" преимущества доллара были выявлены только у 4 процентов фирм. Ясно, что когда обитатели "из красного дерева строке" решили, что ESS необходима, она будет разработана, даже если выгоды не могут быть количественно. Сделать его работу операционной спонсор отвечает за управление развитием системы. Девяносто два процента фирм указывают, что они операционной спонсором и что целый ряд организационных персонала может служить в этой роли (см. Таблицу 6). I / S менеджера является одним из наиболее часто выбрали. Этот факт вызывает удивление, поскольку во многих других статьях предположить, что операционная спонсор функциональные органы исполнительной области.
Операционной спонсор берет на себя ведущую роль в оживлении строитель ESS / вспомогательного персонала на месте. Эта группа разрабатывает, развивает и поддерживает ESS. В его обязанности входит работа с руководителями выявления информационных потребностей, разработка программного обеспечения ESS, сбор, сохранение, и доступ к данным, проектирование и обслуживание экраны, маркетинг системы для пользователей, а также подготовку руководства для использования системы. Строитель / вспомогательного персонала могут быть существующие группы с расширенным уставом или новые группы, созданной специально для разработки и поддержки ESS. Все фирмы сообщают о существовании такой группы.
Число штатных людей в команде значительной степени зависит от фирмы фирмы, но средний размер четыре (см. Таблицу 7). Есть ряд причин, различия в размерах: сфера ESS, число пользователей; наличие, качество и доступность организационных базах данных., График разработки ESS; упакованных или заказного программного обеспечения используется, и объем данных, анализа, проведенного до их представления на экранах исполнительной использования.
Строитель / вспомогательного персонала требуется смесь навыков. Более того, чем с любой другой вид приложения, системы, дизайнеры должны иметь деловые и межличностные, а также технические навыки. Руководители не имеют времени, терпения, ни желания работать с дизайнерами, которые не могут понять их потребности в информации. Однако существует также должны быть достаточными техническими талант в команде для таких задач, как оценка оборудования и программного обеспечения альтернатив, установка программного обеспечения EIS, доступ к мэйнфреймов резидентов данных, проектирование экранов, а также включение возможностей системы. Респондентам было предложено проранжировать навыки, которые являются наиболее важными для развития команды иметь. Как видно из таблицы 8, межличностные и деловые навыки считаются более важными, чем технические навыки. Конечно, технические навыки необходимы. Но только это не достаточно, если ESS будет успешным.
Это не обязательно, чтобы каждый член строитель / вспомогательного персонала всех навыков. Очевидно, что аналитики, которые работают в тесном контакте с руководители должны иметь деловые и межличностные навыки, но и технические навыки могут быть предоставлены сотрудников, которые не касаются пользователей. Это смешение персонала с различными навыками видно из табл 9, который показывает процент компаний, которые персонал из различных рабочих мест в группе развития, а среднее число каждого из них.
Развитие методологии ESS отличается от занятых с приложениями обработки транзакций. Вместо того чтобы использовать уклада жизни и цикла развития с его хорошо структурированный системный анализ, логическое проектирование систем, физическое проектирование системы, кодирование и тестирование, и этапы осуществления, ESS требует прототипов / итеративный подход, в котором все фазы завершена быстро значительная обратная связь с пользователями на протяжении всего процесса.
Есть несколько причин, почему прототипов итеративный подход должен быть использован. Первый из них с возможностью определить требования пользователей информации. Поскольку существует значительная неопределенность в информации о том, что руководство необходимость, то лучше всего разработать систему и быстро получить реакцию на него, а не быть привязанным к конкретной конструкции. Это в отличие от, скажем, начисления заработной платы, когда применение требования известны заранее. Еще одно преимущество быстро развивающихся прототипа является то, что помогает поддерживать исполнительной интереса и доверия в этом проекте. Большинство руководителей пережили слишком много overpromised / underdelivered компьютерных проектов. Последней причиной для многократный прототипов методологии для получения соответствующих форматов экрана для отображения информации. Руководители хотят содержимое экрана и формат является оптимальным. Полученные данные поддерживают идею использования прототипов / итеративный подход. Девяносто шесть процентов фирм использовать эту методологию. Это позволило первоначальной версии ESS будет запущен и работает довольно быстро. Как видно из таблицы 10, почти 50 процентов ESS были разработаны в течение трех месяцев и около 80 процентов из них были завершены в течение шести месяцев.
Фирмы могут принимать несколько различных галсами при разработке первоначальной версии ESS. Один подход заключается сделать это недорого, практически без новых инвестиций в оборудование и программное обеспечение. Существующие программы экране образец может быть использован для создания ограниченного числа экранов в течение нескольких руководителей. если в системе окажется успешным, коммерческое программное обеспечение EIS могут быть лицензированы так эволюции ESS может быть лучше размещены.
Альтернативный подход заключается в инвестировании в программное обеспечение возможность полного EIS с самого начала. Это предполагает гораздо больше воли и риск, но исключает необходимость реорганизации системы позже. Специальные ESS программное обеспечение облегчает задачи, такие как дизайн экрана и техническое обслуживание, доступ к мэйнфреймов резидентов данных, интеграции возможностей системы, доступ к внешним базам данных, система мониторинга и использования.
Когда ESS успешно, он обычно увеличивается в числе руководителей, которые имеют доступ к системе, количество экранов, отображения информации, а также возможности системы. Подчиненные хочешь получить доступ к "своему начальству, что ищут в", и запросы о предоставлении дополнительной информации и возможностей, которые должны быть включены в систему. Это распространение ESS с течением времени показано в таблице 11.
Расходы на разработку и поддержание EIS являются высокими. Как видно из табл 12 и 13 показывают, когда программное обеспечение, аппаратные средства, и расходы на обучение рассматриваются, средняя стоимость разработки EIS составляет $ 365000 и среднегодовая стоимость содержания одного составляет $ 208000. Эти цифры помогают объяснить, почему лишь крупные компании, как правило, разрабатывают ESS. Что руководителей можно ожидать от системы наиболее фундаментальном свойстве ESS дает руководство доступ к своевременной, соответствующих внутренних и внешних данных. Руководство в нашем опросе, могут использовать различные внешние и внутренние источники данных. Пятьдесят шесть процентов фирм доступ к новостям услуг, 46 процентов данных фондового рынка, а 34 процентов торговли и промышленности информации. Принимая во внимание необходимость для руководителей высшего звена постоянного сканирования внешней среды, эта возможность доступа к внешней информации нет ничего удивительного. Восемьдесят два процента фирм обратить данных из корпоративных баз данных, 62 процентов от функциональной области данных, 38 процентов из документов, и 34 процентов от человека внутренних источников. Хотя извлечения данных из мэйнфреймов резидентов баз данных имеет важное значение, других внутренних источников, позволяет получить полезную информацию в то, что происходит внутри фирмы.
Одним из часто упоминаемых преимуществ ESS является то, что он усиливает руководство психического моделей организации, то есть, оно дает им возможность увидеть фирмы с разных точек зрения. Данные обследований показывают, что большинство ESS делать обеспечить множественные перспективы этой организации. Восемьдесят восемь процентов фирм есть информация по стратегическим бизнес-единицы, 86 процентов по функциональным областям, 71 процентов из ключевых показателей работы, 67 процентов продукции и 53 процентов от местоположения.
Можно предположить, что частота использования ESS будет значительно отличаться, если использовать поручено (например, адрес электронной почты для обеспечения внутренней связи). Для некоторых руководителей, таких, как глава юридических услуг, могут быть относительно немного средств на систему, которая поддерживает должностных обязанностей. Другие руководители, которые провели том же положении, в течение многих лет и имеют хорошо установленных источников информации, возможно, относительно мало нужно для этой системы. Это разнообразие проявляется в данных о том, как часто руководители используют EIS, если на всех. Данные опроса показывают, что 37 процентов пользователей работают системы ежедневно, 29 процентов в неделю, 26 процентов редко, и 7 процентов никогда. Последнее процент достаточно мал учетом того, что руководители часто избегали использования компьютерных систем в прошлом.
Не только руководство, используя эти системы, они делают это в практической моды. Девяносто процентов из руководителей работу системы без посредников. Секретаря или сотрудника, может ввести длинный сообщение электронной почты или выполнять иные специализированные задачи, но, как правило, исполнительные лица операционной системы.
Использование системы не ограничивается служба Треть руководство может получить доступ к EIS из дома или в дороге. Некоторые находят свое время слишком неспокойное использовать ESS на работе, но просматривать системы в ночное время или в выходные дни. Руководители с портативными компьютерами можно загрузить свой компьютер с информацией, прежде чем они оставить работу или доступ к нему через модем во время путешествия.
ESS потенциально обеспечивает широкий спектр возможностей. Как видно из таблицы 14, систем, включенных в исследование может часто выходить за рамки предоставления доступа к текущей информации о состоянии. В частности, электронная почта (65 процентов) и доступ к внешним услугам новости (65 процентов) и других внешних баз данных (57 процентов) являются общими.
До недавнего времени, руки-на необходимости подключения к компьютеру клавиатуры. Это устройство ввода непривлекательным для руководителей, которые бедные печатая на машинке, вид ввода в канцелярской деятельности, или думают, что клавиатура "минное поле", где ярким неверный ключ может иметь катастрофические последствия. К счастью, если возможности системы, как электронная почта и поддержки принятия решений необходимы, клавиатура не требуется, потому что мышь, сенсорный экран, или инфракрасного пульта дистанционного управления может быть использован.
Обследование показало, что различные устройства ввода используются для прямого действия системы. Девяносто два процента системы клавиатура, 54 процентов мыши, и 26 процентов сенсорным экраном. Номера, которые также показывают, что многие системы обеспечивают несколько вариантов ввода для пользователя.
ESS должны обеспечить графические, табличные, текстовой информации. Большинство руководителей хотят графов, чтобы они могли понять нынешнюю ситуацию и выявить тенденции быстро. Таблицы обеспечивают более подробно, чем графики и поддержку разница анализ лучше. Текстовую информацию, добавляет понимания и интерпретации данных. Во многих случаях, эти разные виды информации, которые совмещаются на одном экране. Цвет обычно используется с графиками и выделить отклонения.
Исследование показало, что три вида информации в большинстве ESS. Девяносто процентов ESS использовать графические и табличные данные, и 88 процентов имеют табличной информации. Большинство систем позволяют этих форматов представления быть объединены на одном экране. Восемьдесят три процента из систем есть цветные дисплеи. он главная причина для развивающихся EIS является построение организационных преимуществ. Опыт ряда организаций показывают, что позволяет:
* Более своевременной, точной и актуальной информацией;
* Быстрее реагировать на меняющиеся условия, особенно во внешней среде;
* Совершенствование системы связи и управления;
* Расширение ментальных моделей фирмы;
* В решении конкретных проблем бизнеса;
* Повышение производительности отдельных лиц и групп;
* Экономии средств за счет сокращения объема бумажной и сокращение численности персонала и среднего управленческого персонала.
Реализация этих преимуществ, однако, требует более исполнительной участия, чем любой другой вид компьютерной системы. Исполнительной спонсор должен решительно поддержать проект, выделить необходимые ресурсы, а также управлять потенциальное сопротивление. Операционной спонсор должен собрать строитель / группа поддержки и управления развитием EIS. Исполнительный пользователи должны работать с командой разработчиков, чтобы их информационные потребности известны. Руководители должны обеспечить, чтобы данные были доступны для системы. Неудачи в любой из этих функций могут либо снизить эффективность EIS или вызвать его прямой отказ. Это совместная ответственность всех руководителей, чтобы увидеть, что отдельные функции выполняют.
Хью Дж. Уотсон является директором MIS программ и проводит C. Германа и Марии Вирджинии Терри Председатель делового администрирования в Университете Джорджии, Афины. R. Kelly Райнер-младший, является доцент кафедры менеджмента в Колледже бизнеса, Auburn University, Оберн, Alaboma.
После увольнения: закрытие двери сарая, прежде чем все кони исчезли
Руководство мисс Манеры ведения бизнеса в Европе - делового и социального этикета
Провокационные практики цена сигнализация: сговор против сотрудничества
Этика продаж: найти соответствующий баланс
Политика в сфере труда: заострения внимания политического поведения в организации - служба политика
Что же случилось с надзорной подготовки?
Этничность в службе мотивации - Редакция
Sayonara, Uddevalla? - Производство методов Uddevalla завод Volvo в Швеции
