Заявитель отказ писем: являются предприятия неверно сообщение?

Организаций в Соединенных Штатах стоят три-способ нападения на их самое ценное - своих клиентов.

На одном фронте, они сталкиваются со все более требовательных клиентов, которые могут легко переключаться лояльность конкурента предлагает лучший сервис и цены. На втором фронте, американские компании по-прежнему будут оспорены иностранных конкурентов, многие из которых приносят богатую историю, качества и обслуживания клиентов ориентации на рынок. Последний штурм это ни парадоксально, растущие за счет организации в виде плохо организованной бизнес-коммуникаций, которые оскорбляют потенциальных клиентов и потенциальных сотрудников. В контексте набора, Райнс и Барбер (1990) называем эту реакцию потенциальных негативных побочных эффекта. Нарушение правил бизнес-коммуникаций в виде недостаточной практики отказа заявителя и негативных побочных находятся в центре внимания данной статьи.

Аамодт и Peggans (1988) описал характеристики отклонения письма, что "лучшие" принес плохие новости. Они обнаружили, что отклонение письма, содержащие дружественные заявления, сведения о лица, которое было в конечном счете, на работу, и свое обещание и удержать возобновить отклонил заявителя о файле наиболее положительно сказалось отношение заявителей и поведенческие намерения в отношении отказа организации. Иными словами, после получения более профессиональных письма отказ, заявители были менее склонны иметь негативные мысли (в том числе принимая свой бизнес в другом месте) направлена на компании.

Филден и Dulek (1982) рассмотрел аналогичную обеспокоенность, когда они описаны повреждения корпоративного имиджа, которые могут возникнуть в результате плохо построены письма отказа. Кроме того, они ввели понятие, что многие фирмы не знают о низком качестве отказа письма послал их работниками. Слишком часто сотрудники обойти политикой компании и отправить письма несанкционированные отклонения. Многие из этих "несанкционированного" стилей результате повреждения корпоративного имиджа и недовольных кандидатов.

После заметил, что бизнес писатели часто неспособными плохих новостей, Pinskey (1984) предложил три принципа, что писатели должны следовать, чтобы доставить плохие новости более эффективно. Во-первых, эти новости сразу. Кандидаты известно, что самые хорошие новости пришли по телефону, в то время как плохая новость заключается в отведенные для более безличной почте. Таким образом, нет смысла похоронить неизбежным плохие новости. Расскажите заявителей в начале отказ письмо, что они не получают позиции. Во-вторых, рассказать заявителей, почему они не были выбраны. Заявив, что кто-то с большим опытом был выбран или что кто-то нанял, чья квалификация ближе соответствовали требованиям положения сделать для лучшего письма отказа. В-третьих, предложить альтернативные варианты. Эти меры могут включать упоминания других отверстий позиции в компании или в соответствующих профессиональных организаций, которые могут оказаться полезными. Даже простое заявление, резюме заявителя будут рассматриваться на будущих отверстия могут оставить заявителя с более положительные чувства по отношению к отказа организации.

Хотя существует мало исследований о том, как заявителей, пострадавших от отказа письмах, имеется достаточно свидетельств того, что плохо сформулированные письма иметь негативные последствия. Эти последствия могут варьироваться от квалифицированных кандидатов отсутствии подать заявку на будущее отверстия для организации потери патронажем отвергнуты заявителей и членов их семей. В любом случае, компания теряет, будь то будущим кандидатом работу или клиентов.

Исследования письма об отказе в основном сосредоточена на характеристики письма сами. Мы были больше заинтересованы в отказе практики компаний. В частности, мы были заинтересованы в две ключевые особенности отказа письма. Во-первых, мы хотели определить, сколько времени прошло, прежде чем обычно отказ письма были написаны, во-вторых, мы хотели выяснить, как многие компании на самом деле послал отказ письма. Наш опыт в том, что компании существенно различаются по времени он принял их по почте отказ письма, и что на самом деле некоторые из них даже не отправить письма. Таким образом, мы стремились, чтобы получить более глубокое понимание человеческих ресурсов практики, связанных с письменного отказа письма.

Для оценки этих практик, мы направили 113 сопроводительные письма и резюме по компаниям в Детройт столичном регионе. Резюме предоставлялись по просьбе компании через объявления в местной газете. Как правило, сопроводительное письмо на имя возможности трудоустройства в одном из трех основных областях: человеческие ресурсы (32 проц.), Маркетинг, рыночные исследования (42 процентов), а также подготовки кадров и развития (19 процентов). Остальные 7 процентов писем участие рабочих мест, которые не могут быть классифицированы на основе рекламы в одиночку или представляли собой сочетание трех основных областях.

Сопроводительное письмо и резюме описаны аспирант докторскую программу в области индустриально-организационная психология (первый автор), который был новичком в географической зоне и ищет на полный рабочий день. В письмах говорилось о том, что человек находится в заключительной стадии цикла диссертации и доступна для немедленной работы. Резюме изложил опыт работы во всех трех основных областях занятости (человеческие ресурсы, маркетинг и обучение), а также сопроводительные письма подчеркнули, что опыт лучших соответствует направленности работы под рукой. (Обратите внимание, что первый автор готов был принять объявления простиралась от организаций в выборке. Этический вопрос подачи заявки на позиции или позиции не намерен принимать предложение о работе последующих, не применяются.)

Мы были заинтересованы в три функции какого-либо сообщения, полученные от организаций. Во-первых, сколько компаний будет отвечать каким-либо образом (подтверждение получения резюме, отклонить кандидатов напрямую, отклонить кандидатов после интервью, или продлить оферту) занятости запросы? Во-вторых, какова будет средняя продолжительность времени между компанией получения заявителем материалов и компании связи с заявителем? В-третьих, именно то, что будет сказано в бизнес-коммуникации? В частности, было конкретное решение (предложение работы или отказе) на самом деле говорится в сообщении?

Результаты были удивительные, с величайшим удивлением в том, что большинство компаний не отправить ни одного сообщения в ответ на запрос занятости. Из 113 сопроводительное письмо и резюме отправлено только 43 ответов получено не было. Шестьдесят два процента предприятий не отреагировали.

Такая тишина, скорее всего, приведет к негативным последствиям для компании. Кандидаты могут подумать, что компания так плохо бежать, что он даже не может ответить на простой запрос занятости, или что он думает так плохо квалификации заявителя о том, что он не потрудился ответить на запрос. Ни одна мысль вызывает доверие, уважение, преданность или организации. После получения такого обращения, заявители могут быть менее склонны искать будущих возможностей для трудоустройства в компании, а также менее вероятно, оказывать покровительство компании.

Бедные делового общения выходит за рамки прямой отказ ситуациями, в которых заявитель получил интервью, но не предложения о работе. Из 113 резюме отправлено, автору было предложено восемь интервью. Все интервью были профессиональные и дружелюбные. Ни в одном случае сотрудник-организация матча настолько бедны, что заслуживает немедленного лицом к лицу отказа. Мы ожидали, что интервью заслуживает определенного типа будущих связи, даже если оно было сообщить заявителю, что предложение не будут. Удивительно, делового общения (в данном случае уведомление предложение о работе) было получено только от одной организации после интервью. Другие организации отвергли заявителя молчанием, делая вид, что интервью не было.

На рисунке 1 представлены проценты по каждому типу, полученных в ответ. Многие из ответов (особенно много быстрых из них) были открытки (10 процентов) или письма (4 процента), уведомив об этом заявителя, что резюме получено не было, и о том, что сотрудники будут оценивать скорее резюме всех кандидатов. Другие были более близки к типичным письмо отказа (15 процентов), указав, что заявитель не будет нанят на должность. Небольшой процент опрошенных компаний (4 процента) послал несколько соответствий с первого контакта с подтверждением получения заявочных материалов, а второй контакт обеспечения решения (во всех четырех случаях отказа).

Временной лаг между принятием заявителем материалов и организационных ответных мер в значительной степени варьируются с низким из одного дня до высокого уровня в 116 дней. По-видимому, было несколько компаний, которые приняли (1991) советы Поллок реагировать каким-то образом, чтобы каждый кусок почте в тот же день его получения. В среднем, он взял компании 26,5 дней, или около месяца, в ответ на запрос занятости. 2 приведена средняя задержка для каждого типа контакта.

Третий интересный вывод связан с бизнес-коммуникаций себя. Из 43 кусков почты, полученной авторами, только 23 заявили конкретных результатов. Из 113 контактов, которые были сделаны, лишь 20 процентов в результате конкретного отказа. Отказы были получены почти исключительно в форме письма (91 процентов).

Остальные 80 процентов контактов ответили молчанием или письмо отсутствии государственной четкое решение. Многие компании игнорируют сообщения заявителя усилия, в противном случае с ним связаться с любым типом среды. Кроме того, из тех компаний, которые ответили, почти половина (47 процентов) не смогли дать окончательного "да" или нет ответа на вопрос о занятости.

Вместо того, чтобы следующие руководящие принципы, изложенные в Аамодт и Peggans отказа заявителям с тактом, большинство компаний отклонил заявителя молчанием. Опять же, эта тенденция говорит плохо качества кадровой политики во многих организациях. Такое нарушение вежливости может негативно повлиять на прибыль компании и снизить будущие бассейны заявителя. Хотя один отвергнуты заявитель может иметь незначительное влияние на нижней линии фирмы, наличие тысяч таких заявителей, каждый год вместе со своими друзьями и семьей, может существенно повлиять на рентабельность.

На основании результатов этого исследования, работодатели в целом необходимо улучшить деловой переписки с претендентами на рабочее место. специалистов в людских ресурсах может совершенствовать свою практику в соответствие, выполнив следующие шесть рекомендаций:

1. Институт политики компании. Ответственные компании должны разработать стратегии, чтобы каждый заявитель получает некоторый тип коммуникации с компанией. Это может включать требующие личности в каждом отделе найма лично отвечать на запросы занятости, или назначение человека Представитель ресурсов задача ретрансляции плохие новости отклонил заявителей. Независимо от того, кто несет плохие новости, кто-то должен ответить отклонил заявителей профессионально и своевременно. В той мере, четкая политика компании была разработана, найма стороны будут более склонны следовать с отклонил заявителей.

2. Поезд сотрудников. Компании должны обучать всех работников в области философии, что каждый человек является потенциальным клиентом. Эта философия должна быть расширена, чтобы включить все прошлые, настоящие и будущие претенденты на рабочие места, как текущих или потенциальных клиентов. Кроме того, лица, ответственные за письменный отказ письма должны пройти подготовку, чтобы помочь им написать эффективно. По крайней мере, письменные инструкции для написания письма отказа должны быть предоставлены, а также примеры и хорошие и плохие отказ письма.

3. Поддержание ответственности. Назначить конкретное лицо в качестве контактного для конкретного открытия позиции в начале процесса отбора. Сделать ясно, что он или она несет ответственность за всю переписку с претендентами на рабочее место, в том числе отказ письменно письма. Именование лицо, ответственное за делопроизводство поможет гарантировать, что неприятная задача отправки письма отказ будет завершена.

4. Напиши с ясностью. Четко укажите цель этого письма. Не оставляйте делового общения намеренно расплывчатым, чтобы избежать фактически разорвать плохие новости. Если кандидат не был отобран на должность, то скажите об этом. Кандидаты заслуживают того, чтобы знать, когда они не были наняты и впечатления с неопределенностью, которая существует во многих письмах неприятие.

5. Использование слепых рекламы. Рассмотрим работает слепой рекламы, если общение со всеми претендентами на рабочее место явно невозможно. Отвергнутый заявителей может быть раздражение в связи с отсутствием связи, но они не смогут направить свою досаду на неизвестной организации. Более того, исполнительная власть на один "большой тройки" автопроизводителей рассказал нам, что его компания работает слепой рекламы для многих позиций. Он сказал Есть часто слишком много ответов на свои объявления занятости ответить на каждого заявителя. Компания не хочу отклонил заявителей ответить взаимностью, отказываясь покупать автомобиль у этой компании в будущем, которая может легко стоить компании $ 10000 до $ 20000 на каждого заявителя.

6. Аренда посредника. Рассмотреть возможность обращения к услугам профессиональных фирм поиска. Задач по осуществлению политики компании, обучение сотрудников, а имен конкретных сотрудников, как ответственность за письменный отказ письма могут быть подавляющим для компаний с работой силы уже на пределе. Профессиональный поиск фирм предлагают отбора услуг в целях уменьшения первоначального бассейны заявителя более удобные номера. Кроме того, поиск фирм обычно скрывают название организации найма от заявителей, за исключением тех, кто получает интервью.

Невежливым поведением в виде игнорировать сообщения заявителя будет мешать выживанию организации в ужесточения на рынке бизнес. Компании должны принять к сведению и изменить свою политику в отношении отказа письма, если они надеются и впредь привлекать верхней кандидатов и клиентов.

Ссылки

M.G. Аамодт и D.L. Peggans, "Отказ от заявителей с Такт" Персонал Администратор, апрель 1988, с. 5860.

J.S. Филден и Р. Dulek "Что Отказ Письма говорить о вашей компании," Бизнес-Horizons, SeptemberOctober 1982, с. 40-45.

С. Пинскер, "Breaking Bad Новости" Бизнес, 34 (1984): 49-50.

Т. Поллок, "личное дело стимулирующие идеи и решать проблемы", ясли, июль 1991, с. 22-23.

S.L. Райнс А. Е. Барбер, "Заявитель места Стратегии: организационной точки зрения," Академия управления обзора, апрель 1990, с. 286-310.

Томас С. Брайс, старший аналитик по Электронное обследование специалистов, Ливония, штат Мичиган, а также адъюнкт-профессор в Университете штата Мичиган-Флинт. Мари Waung является доцент психологии в Университете штата Мичиган в Дирборне.