Правовые последствия электронной сохранение документа - включает в себя библиографию

Рассмотрим следующую картину: это 2004 год. Ваша компания названа в костюме, касающихся ответственности за качество продукции виджета вы остановили производство в 1993 году. юристы истца повесток записей компании, в том числе - к вашему удивлению --- дискетах компьютера служащего и старых магнитных единиц резервного копирования на ленту нашли в шкафу неиспользованные хранения. После поиска этих материалов, истцы юристов превращает старые сотрудника сообщения электронной почты обсуждении качества виджета, а также оцифрованные копии жалобы клиентов писем, содержащих информацию повреждения. Большинство из этих документов якобы были отвергнуты лет назад их авторами. В результате из-внесудебное урегулирование в несколько миллионов долларов, оплачиваемый поэтому компания может избежать неприятных негативной огласки. Несмотря на спорный характер первоначальной претензии урегулирования предотвращает потенциальные смущения наличия инкриминируемых сообщения, представленные в открытом судебном заседании в гражданском процессе.

Что это гипотетический случай предложить? Фирмы, которые используют электронные средства создания и распространения документов, возможно, в самом ближайшем будущем, жизни которых угрожает опасность от тех самых документов. С учетом растущего повсеместный характер служба компьютерных сетей и электронных систем управления информацией, наряду с огромной хранения данных возможностей, присущих каждой компании могут найти они быстро накопить невероятное количество документов при относительно низких затратах. Появление обработки текстов предоставил средства дешевле хранить и повторное использование обычной переписке. Магнитные запоминающие устройства, используемые в этих офисных систем имеют возможность сохранить массив документов для чрезвычайно длительного периода времени. Оптические технологии, такие как CD-ROM, что потенциально дает бессрочное сохранение всех организационно-записей. К сожалению, это экспоненциально растущей базы документов может стать подавляющим, дорогие ответственность за фирма в судебном порядке.

Например, если разъяренный служащий приносит иск против компании, скажем, для прекращения противоправного или сексуальных домогательств, таких, как электронные документы, сообщения электронной почты между работниками и электронные записки, хранящиеся в компьютере, могут быть арестованы и использована против компании в ходе судебного разбирательства . Учитывая, что многие сообщения электронной почты никогда не на бумаге, работники многих компаний часто не понимают, что в электронные импульсы, хранящиеся в их компьютерах составляют документы в глазах суда. Однако эти электронные импульсы могут быть вызваны в суд в том же порядке, как страницы печатного текста. Если компания названа в ответственности за качество продукции или класс действий костюм, как вероятно, что такие хранить электронные документы, которые будут использованы в суде против фирмы? Ответ на этот вопрос, конечно, является то, что они будут признаны судами в качестве эквивалента бумажного документа, и в настоящее время используется по отношению к фирмам в судебном порядке.

Такая ситуация представляет собой потенциальную ответственность для любой организации. К сожалению, большинство компаний не имеют четкой политики в отношении заявления типов документов, электронных или других средств, которые будут храниться и продолжительность периода хранения. По крайней мере, если документы хранились на бумаге, в папки и картотеки в компании в конечном итоге будут выхлопных физического пространства. В этот момент рабочие удалить и уничтожить старую переписку, освобождая место для новых. Тем не менее, электронные файлы могут храниться практически бесконечно никогда не исчерпывая физического пространства. Документы могут быть перенесены на магнитные ленты или магнитные диски, или они могут быть записаны на оптические диски и бесконечно архивируются в чулан или несгораемый шкаф. Большинство фирм не принимают время регулярно очищать документы со съемных электронных носителей информации, таких как диски или кассеты, так что эти документы могут оставаться неопределенно долго, неиспользуемые и ненужные.

Улучшения в компьютерных аппаратных средств хранения средств массовой информации позволяют фирмам магазин буквально миллионы страниц печатного материала в пространстве менее трех квадратных метров. Дискеты, которые первоначально могли хранить от 100 до 200 страниц печатных материалов, уступили фиксированных жестких дисков, способные хранить тысячи страниц. Жесткие диски, в свою очередь, уступили место на оптические диски, которые могут содержать миллиарды страниц материалов на долю физических пространство, необходимое для оригинальных бумажных документов. Любой из оптически хранить документы могут быть использованы многократно и без потери физической целостности документа.

Многие пользователей персональных компьютеров имеют старые, неиспользуемые дискеты валяются их областей деятельности, не зная, что содержание этих дисков могут содержать потенциально опасные данные. К сожалению, большинство пользователей PC просто нажать такие диски в сторону, как они становятся полностью, сохраняя старые файлы, даже если они на самом деле никогда не могут быть использованы.

ДОКУМЕНТ УНИЧТОЖЕНИЯ И СОХРАНЕНИЕ

Каждый фрагмент информации, независимо от того, насколько важным или обыденного, становится частью "корпоративной памяти" - коллекция прошлого счета-фактуры, упаковочные листы, служба меморандумы, внешней корреспонденции, жалобы клиентов, и так далее. Один из первых мотиваций для внедрения автоматизации делопроизводства том, чтобы ликвидировать, по большей части, это накопление бумаги. К сожалению, значительная часть документов хранится фирмы, как правило, воспринимаются как негативные по отношению к компании. Например, жалобы клиентов, служебной аттестации, а также отказа в кредит, чтобы определенные пользователи могут нанести ущерб, если они выйдут на поверхность позднее, будь то в прессе или в зале суда.

Поучительным примером такой ситуации является продолжающийся сага Браун

Очевидно, что документы, которые не существуют, не могут быть использованы как доказательства в суде. Коллекции прошлых жалоб клиентов, которые компании иногда держать, чтобы помочь им улучшить продукцию, могут быть использованы в деловых костюмах, ответственности за качество продукции, чтобы установить рекорд неудовлетворительного дизайна продукта. Отрицательная или саркастической меморандумы могут быть использованы в противоправных прекращения дел о расовой дискриминации или сексуальных домогательств костюмы. Прошлое и продаж кредитных историй может быть использован для создания дискриминационных практик кредитной практике фирмы ориентации определенных групп по потреблению опасные продукты, таких как маркетинг сигарет несовершеннолетним женщинам или солода алкогольного городских жителей. Почти любая хранятся документы или файлы могут быть потенциально опасные при использовании в открытом судебном заседании.

Потому что так много в конечном итоге повреждение документов, как предполагается, исчезнут до их открытия, важно установить, когда и как отчеты компании должны быть уничтожены. В прошлом, огромный объем работ хранится затрудняет истцов, чтобы найти уличающих материалов. Но это не может быть и в случае с электронными документами, а будут рассмотрены позже. Хороший план сохранения документа следует попытаться классифицировать всю информацию сохраняется компании и установил ограничения на сроки документы должны храниться до разрушения. Если нет, то эти документы тревожные способ попасть в чужие руки.

AMERICAN гражданской юриспруденции

Организациям необходимо взглянуть на их хранить документы и спросите, какие опасности могут их становится общедоступной. Что делать, если они вносятся на рассмотрение в суд, например, или попадает в средства массовой информации? В большинстве юрисдикций в Соединенных Штатах использовать то, что называется "уведомление мольба", которая предусматривает, что при возбуждении иска суд должен просто поставить другой стороне уведомление о требовании. Следующим шагом в этом процессе принять участие в открытии, при условии соблюдения правил, что юрисдикция в гражданской процедуры. Как правило, эти правила позволяют каждой из сторон, чтобы спросить опросные листы, просьба производства документов, а также снимать показания другой стороны или их свидетелей.

Получить информацию в ходе раскрытия предназначен для более широкой, чем то, что может быть приемлемым в соответствии с правилами суда доказательств. В теории, это открытие nonadmissible информации может привести к информации, которая может быть допущен. С помощью "уведомление", суда попытка уравнять между отдельными сторонами, участвующими в судебном процессе - стороны могут иметь различные правовые и финансовые ресурсы. В конце концов, этот процесс должен позволить суду достаточно фактов слышал, чтобы вынести справедливое решение.

Если одна из сторон в судебном разбирательстве уничтожает информацию, имеющую отношение к делу, другая сторона имеет право уведомить жюри, что информация была уничтожена из-за его неблагоприятное воздействие на уничтожение партии. Такие жюри инструкция может предложить вины первой партии, которая в свою очередь может повлиять на решение жюри. Это было в Браун

Если в компании есть план сохранения документов которой Информация уничтожается после ее "полезной" жизни, он может избежать опасностей, с участием присяжных заседателей обучения. В Леви В. оружием Ремингтон (1988), США Восьмой апелляционный суд определил общие судебные актуальность плана сохранения документа. В этом случае, суд первой инстанции дал следующий стандарт "правовой формы" Книга жюри инструкцию: "Если одна из сторон не производить информацию, которая находится под его контролем и в разумной степени имеющиеся в его распоряжении, а не доступных для противной стороны, то вы можете заключить , что доказательства, является неблагоприятной для стороны, которая могла бы произвести его и не сделал. Тем не менее, апелляционный суд установил, что инструкции не должны были быть приведены в случае программы сохранения документа, если политика была "необоснованной рассмотрении фактов и обстоятельств соответствующих документов". Это означает, что программа должна быть разумной для каждого класса документов. Таким образом, месячный план по ликвидации электронной почты может быть разумным, хотя и он будет оставаться меньше соответствующих записей продукта.

Суд Леви также заявила, что все планы удержания должно быть приостановлено в отношении соответствующих документов после претензии или иска возникает. На последнее замечание, суд указал, что его можно рассматривать в качестве "недобросовестность", чтобы создать на удержание план по той единственной причине сохранения доказательств ущерба во внесудебном порядке. Таким образом, компании всегда должны принимать это во внимание, что для обоснования каких-либо планов сохранения документов были созданы для обеспечения надлежащего управления хранением данных.

ТЕХНОЛОГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Системы автоматизации делопроизводства в современных офисах бизнес быстро становится столь же часто, как телефоны на стол. Word обработки почти полностью заменить ввод в большинстве организаций, а также системы электронной почты добились существенного проникнуть в замене меморандумы офисной бумаге. Значительная часть правовых дебаты вокруг автоматизации делопроизводства касался мониторинга и анализа сообщения электронной почты в организации. По существу вопрос является одним из личной жизни, но содержание этих сообщений, а также возможное влияние они были обнародованы записи в суд должен быть в равной степени важны для компаний.

Документ хранения для электронной информации до сих пор не оспариваются в судах, но это может быть изменена в ближайшем будущем. Правило 34 федеральных правил гражданского судопроизводства были внесены поправки в 1970 году для того, чтобы электронные импульсы, хранящиеся в компьютере было обнаружить. Что же важное значение в этом было то, что постановление, в то время, современные технологии служба еще не была доступна в формах, которые мы имеем сегодня. Правовые последствия этого решения, когда они распространяются на хранимой в электронном виде сообщений электронной почты, конец файлов пользователь компьютеров, электронных данных о клиентах записи, оцифрованные жалобы клиентов, и даже сообщения голосовой почты, имеют громкое последствия для организации.

Рассмотрим случаи из двух этих технологий: электронной почты и голосовой почты. Электронная почта в основном заменил межведомственного меморандума, и голосовая почта практически заменила телефонные сообщения на бумаге. Обе формы хранятся в электронном виде, так как технически обнаружить в судебном порядке, то есть они могут быть вызваны в суд. Как прецедент, федеральный суд постановил, что федеральные власти могут использовать электронную почту улик против обвиняемых в скандал "Иран-контрас (United States v. Пойндекстер). В данном случае, сообщения электронной почты, как полагают, были разрушены, но они были извлечены из магнитную ленту резервного копирования, созданный в рамках обычной процедуры резервирования. Новые технологии делают этот вопрос требует безотлагательного внимания. Компьютерные производители уже введены персональные компьютеры с возможностями для производства и хранения данных, факсов и голосовых сообщений.

Компаундирование этого является тот факт, что при использовании электронной почты, многие работники отправить небрежно составе сообщения. По электронной почте сообщение, содержащее непристойные шутки, сарказм, или пренебрежительных выражений лица или группы может показаться довольно забавно в разы, но при введении вне контекста в суде, это может иметь пагубные последствия для судебного разбирательства. Когда подобные сообщения прошлого были сказаны в телефонах или в ходе совещаний, как правило, никто никогда не узнает. Большинство людей, когда совершает сообщения физической среды, таких как бумага, они более склонны планировать свои язык, чем когда "стрельбы" по электронной почте коллеге - задача, очевидно не хватает постоянства. Дэвид Ван Де печаль, адвокат, сидя на несколько комитетов технологии Американская ассоциация адвокатов, заявил, что люди с большей вероятностью быть агрессивным или саркастической, выступая в киберпространстве (с помощью компьютера), чем при общении в лицо или на бумаге.

Разумного срока хранения документа обсуждался в Леви В. оружием Ремингтон требует, чтобы основной сообщений электронной почты поддерживается в течение разумного периода времени. Определение того, что разумно, и то, какие сообщения существу, представляет собой задачу открыт для индивидуальной интерпретации. Это приводит многих фирм сохранить все сообщения для определенного периода времени, тем самым увеличивая организационные риски. Простое удаление сообщения из учетной записи пользователя не обязательно означает, что сообщение действительно "пошел". Компьютерный Forensics, агентство Сиэтл детектив, специализируется на восстановлении электронную информацию из резервной копии компьютерной системы. Электронные доказательства Discovery (EED), аналогичные Агентство также в Сиэтле, в настоящее время занимается 100 до судебных исков. Один, в котором EED занимался в последнее время был решен за $ 250000. Таким образом, в действительности, информация считается ушел навсегда, могут продолжать существовать в системе в виде ленты или резервного копирования на диск, как бомба взорвалась, ожидающих в суде.

Использование голосовой почты влечет за собой те же проблемы. Как хранить электронные импульсы, то обнаружить в судебном порядке, а также. Ли доказательства наносит больший ущерб в виде голосового или письменного сообщения открыта для обсуждения. Некоторые адвокаты считают, что голосовой почты менее пагубным, так как услышать голос снижает возможность ошибочного значения слов. Однако другие утверждают, что жюри может забрать больше смысла голосовой перегиба, так что голос может быть более разрушительными. Что наиболее важно здесь отметить, что, хотя пользователями этих технологий, считают такой риск либо не существуют, либо незначительным, на самом деле это может привести к серьезным повреждениям в судебном порядке.

Учитывая, что такие документы вызваны в суд, что о стоимости производства необходимого количества экземпляров для судебного процесса? При записи хранились на бумаге, сторона может утверждать, что поиск конкретных документов, касающихся этого вопроса на руку было бы слишком громоздкими или дорогими расти. Но на сегодняшний день технологии эффективно опровергает этот довод. Тысячи записей можно найти достаточно эффективно и с помощью ключевых слов во многом таким же образом, как поиск базы данных с помощью определенных значений данных. Такой поиск может быть проведен в сжатые сроки и по очень низкой цене; таких фирм, как EED специализируются в таких поисков. Организации, не можем утверждать, что найти документы, в то время способом невозможно или слишком дорого. Если фирма утверждает, что эти файлы и сообщения, уже очищены от системы, отсутствие четкой политики подробно, почему они были уничтожены означает, что организация в настоящее время сталкивается с отрицательным инструкции присяжным.

Кроме того, затраты на производство бумажных документов, вероятно, будет нести организация, вызваны в суд. Большинство правил гражданского судопроизводства требовать, чтобы запрашивающая сторона платить разумную плату за копирование документов на бумажном носителе. Однако, векселей В. Кеннекотт корпорации (1985), федеральный судья отказался сделать запрашивающая сторона платить $ 5400, необходимого для поиска компьютерной системы и уменьшить выход на бумаге. Суд отклонил довод, что запрашивающая сторона должна была бы платить за расходы на копирование имел те же документы были на бумаге. Это означает, что те партии выбора для хранения документов в электронной форме, должны нести затраты на сокращение их на бумаге, если эта информация вызваны повесткой.

Вновь точка, подчеркнул, что документы, не существует, не может быть произведено, тем самым предотвращая их как потенциального ущерба в суде, и издержки производства. Компании с существенными инвестициями в области электронных технологий для автоматизации делопроизводства должен рассмотреть вопрос о сохранении электронного документа и создать или пересмотреть их хранения документов плана.

Хороший план хранения документации

С учетом возможных проблем, связанных с сохранением всех электронных документов, организации могут защищать свои интересы путем создания политики хранения документов, если они еще не один, или пересмотре один в настоящее время. Любая такая политика должна отвечать четырем основным направлениям:

1. категоризации документов;

2. срок хранения этих различных категорий;

3. уничтожение документов и процедур контроля качества, а также

4. протокол и этикет, которые будут использоваться при создании таких документов.

Первый вопрос касается степени важности каждого документа представляет для этой организации. Компания должна стремиться сохранить только те документы, добавить значительную ценность для компании. Если ценность информации, содержащейся в документе меньше, чем затраты на хранение, в документе не должно быть добровольно сохранить. К сожалению, то, что мусора на одного работника или одна компания может быть золото на другой; значение является относительным. Управление должно поручить работникам внимательно изучить документы и корреспонденция обычно они столкнуться и принять соответствующие решения об их сохранение. Кроме того, местные, штатные и федеральные учреждения мандата, что фирмы сохранить некоторых классов документов для налоговых или нормативных целей. Соблюдение здесь, конечно же, является обязательным.

Важно отметить, что требования сохранения документов распространяются только на официальные отчеты компании. По неофициальным сообщениям, такие как проекты, рукописных заметок, календари, планировщики, телефон журналов, а также исторические файлов поддерживается сотрудниками для собственных нужд должны быть уничтожены как можно скорее. Не уверен, что такие материалы могут быть вызваны в суд, потому что эта область переходит на конфиденциальность вопросов, которые не уместны в данной дискуссии. Это включает в себя неофициальные электронной почты и голосовой почты. В любом случае, "сохранить все" отношения должны быть изменены; признание того, что не все документы являются ценными должна быть установлена.

Далее, когда-то категории были созданы, срок хранения должна быть решена. Обеспечение того, чтобы сотрудники руководствуются мандатом периоды времени, очевидно, является хорошей практикой создания. Однако, не все файлы могут быть уничтожены. Многие организации требуют, чтобы определенные файлы будут сохранены. К ним относятся, среди многих других: общие процедуры бухгалтерского учета 209; Раздел VII Закона о гражданских правах; OSHA; ярмарка трудовых норм закона, и, конечно, IRS. Многие организации требуют, чтобы информация хранится на один год, пять лет, 40 лет, или на неопределенный срок. Простой способ решения вопроса о продолжительности удержания связаться с местной юридической службы, которые за определенную плату, материалы фирм с соблюдением список. Опять же, документы, которые не добавляют ценность для фирмы и не требует от этих органов, должны быть уничтожены. После создания этой политики должны соблюдаться.

Третье направление деятельности, решать касается фактического уничтожения документов. Бумага, конечно, должны быть измельченные или сжигаются. Отбросив бумажных документов действительно не разрушать их, а лишь делает их доступными для бесстрашный исследователь через корзину. В случае с электронными документами, разрушение означает удаление ненужных документов носитель, на котором они хранятся, а затем очищения самой среды. "Удаление" файл не физически удалить файл с кассеты или диска. Сложная программа может "восстанавливать" таких средств массовой информации для восстановления файлов ошибочно удалены, и он может делать то же самое с записями, которые были умышленно уничтожены. Для чистки магнитных носителях, либо на диске должно быть изменен или воздействия сильного магнитного поля. Если среда прошлом срока полезного использования, он должен быть физически уничтожены, а не просто игнорируются, ибо многие из тех же причин, упомянутых в бумажных документах. Такие средства массовой информации были легко читаемыми, если удалить из отбросов сосудов. Периодически жестких дисков компьютера должны быть подкреплены их поверхности переформатирован, и файлы, которые предназначены для сохранения восстановлена. В случае оптических дисков, которые почти всегда используются для целей долгосрочного архивных материалов, организации должны хранить только их наиболее ценную информацию, и ничего больше.

Последний вопрос, для решения влечет за собой установление этикета для тех, кто создает документы. Очень важно, чтобы пользователи электронных средств массовой информации реализовать легкость, с которой такие сообщения могут стать публичной. Эти пользователи должны стремиться к созданию полного высококачественных документов. Ориентиром для переписки, называется "Новый стандарт-Йорк таймс", когда написали (или голосовая почта) сообщения не должны содержать каких-либо условий или языка, что не хотели бы видеть на главной странице нового завтрашнего York Times. При создании переписки, человек должен ликвидировать сарказм, сексизм, дискриминационного языка, непристойные шутки, и унизительных условиях. Если такая формулировка, то он должен находиться в частной, и лицом к лицу. Суть заключается в том, что если работник не хочу такого сообщения читать в открытом судебном заседании, то он или она не должна создать его в первую очередь.

В плане сохранения документов в какую-либо пользу, она должна быть строго и последовательно, шаг за шагом, грань по грани. Если фирма не может доказать, что его установленному плану никогда не использовались до вступления суда, отрицательные инструкции жюри будет результат. Организации, которые создают и следовать хороший план потенциально может избежать дорогостоящих судебных разбирательств, по крайней мере, свести к минимуму возможность того, что такой судебный процесс закончится неблагоприятно. Если истец не может найти документы, с которыми свидетельствовать против фирмы, возможно, за счет производства документов и последующий судебный процесс можно избежать. В этом случае, в плане сохранения документов уменьшает организационные воздействия риска и упрощает хранение и дальнейшее использование электронных документов.

Ссылки

Векселей В. Кеннекотт корпорации, 108 F.R.D. 459 (D. Юта, C.D.), 1985.

Коричневый

B. Herr, "Электронная ловушка," Бизнес закона Сегодня, 3, 1 (1993): 36-39

Л. Hemelstein, "Выставка: Telltale ленты компьютер", Business Week, 15 августа 1994, p. 8

Леви В. Ремингтон оружием Ко, 836 F.2d 1104 (8 Cir.), 1988

Грег Дэвис аспирант в юридический колледж, и Роберт М. Баркер доцент кафедры компьютерных информационных систем в колледже бизнеса и государственного управления, как в университете г. Луисвилл, штат Кентукки.