Как документ изображений нарушает документы развал

Полностью автоматизированная обработка информации становится реальностью. Почему во времена, что теперь могут секунд?

Сорок с лишним лет в век информации, полное преимущество над микропроцессором карандаш до сих пор не понял. В любой день, большая часть информации все еще сидит на бесчисленные бумажки, каждый ожидает, которые будут рассматриваться по очереди. Информация накапливается, как на перекрестке, и по той же причине: больше он пытается пройти через узел, чем переход может справиться. Посредничества душить тех точек ключ к полностью автоматизированной обработки информации в реальность.

Для всех практических целей, две такие "узкие места" уже пропущены. Одним из них является проблема передачи информации от одного места к другому. Шоссе, на котором данные поездок в эти дни, как правило, волоконно-оптический кабель. Как и все дороги, он может работать только в той трафика. Однако в последнее время, Fujitsu показала, что 1,1 триллиона бит информации могут быть отправлены через кабель в одной второй, по крайней мере на расстоянии до 100 миль.

Мы можем не нужно столько возможностей сразу, это будет похоже передачи в один, второй столько информации, сколько может быть забиты в газете в течение 300 лет. Тем не менее, AT

Между тем, мы застряли (если это правильное слово) с скорость передачи данных "всего" 2,5 миллиарда бит в секунду - всего лишь четверть от 1 процента, что мы будем иметь, когда терабитной имеющихся технических средств. Но даже в этих когда-то немыслимой скоростью, наша способность двигаться информация часто перегружены. Когда слишком много пользователей зарегистрироваться на Интернет в то же время, система реагирует точно так же как и автострад в Лос-Анджелесе: он замедляется. Национальный научный фонд в настоящее время ищет инновационные пути предоставления сообщений с высоким приоритетом по сути, "право прохода" через Интернет.

Другие уже обошел душить точки скорость обработки данных: как быстро информация может быть проанализирован и классифицирован как только он попадает в компьютер. Самый простой способ, чтобы выразить эту проблему может сказать, что, собственно говоря, это не проблема. В самом деле, получить исходные данные в компьютер и обрабатываются данные из него по-прежнему занимает больше времени, чем при запуске программы через компьютер, даже если эти программы предусматривают миллионы отдельных этапов.

Остается два оставшихся пропускные пункты, и на пересечении paperborne информации и ее преобразование в биты и байты электронной обработки. Пересечение это пересечение прежнему требует человеческого вмешательства - третья точка душить. Он по-прежнему занимает руку поднять этот кусок бумаги, глаза его рассматривать, и ум, чтобы решить, что нужно делать. Человек этап обработки информации может занять несколько секунд или минут или дольше, если более чем один человек должен быть консультации. Начата работа по пути очистки этого тупика, в частности путем искусственного интеллекта. Надо признать, что работы предстоит еще долгий путь.

Четвертое, и самое перегруженных душить точкой всех просто времени ожидания, который предшествует вмешательства человека. Прежде чем люди вмешиваться, что лист бумаги должен сделать свой путь через очередь многие аналогичные бумажки, каждый ожидает человека руку, наконец, поднял ее. Поэтому Ваше заявление о предоставлении залога или водительские права или возврата налогов может занять недели, чтобы быть выполнены. Он должен работать свой путь через затор подобных приложений, и может попасть в пробки, как многие по пути, поскольку Есть лица, принимающие решения в данном процессе. Старые армии говорят "Поторопитесь и ждать" применяется так же для потока документов, что и в качестве солдат.

Document Imaging

Теперь это самый трудоемкий из всех пропускные пункты скоро будет снят. Ключ, который открывает это технология под названием "Document Imaging", который уже на протяжении семи лет, но только сейчас начала бить ее походку. Большинство руководителей обработки информации об этом знаете, и большинство других руководителей этого не делают. Но они должны.

Среди ведущих поставщиков аппаратных документ изображения и программное обеспечение Filenet в Коста-Меса, Калифорния; Wang Laboratories в Billerica, штат Массачусетс, и Viewstar в Аламеда, штат Калифорния. Визуализации процесса они используют в основном та же, что используется в ваш аппарат, кроме того, что несравненно быстрее.

Сканер в ваш аппарат не должен работать очень быстро, потому что кабель он подключен к можно только о справиться с информацией факс теперь насосы в нее. Факс обычно передать свой сигнал через медную, потому что, наверное, как ваш офис был проводной, когда он был построен. Сигнала, проходящего через медный провод путешествия всего лишь около 1 / 48 скорости можно достичь путем T-1 кабель, который является самым старым (и самый медленный) волоконно-оптические кабели используются в настоящее время.

Сканер, используемые в документе изображения могут накапливаться информация о обычных 8-1/2 на 11-дюймовый лист бумаги примерно в 1 / 18 секунды. "Информация", в этом случае больше, чем просто слова и цифры на этой странице. Сканер разделяет страницу на 20000 незначительную квадратов называется "пикселей" и записывает отражения темным цветом или светло-документ от каждого из них. Отражения от каждого пикселя и его расположение на странице записываются в двоичном коде: "Да, это пиксель отражает свет" или "Нет, это не так." Вся эта информация передается с помощью лазерной на оптических дисках, о размерах и форме старого 33-1/3 записи фонографа об / мин.

Плотность информации, хранящейся на диске, настолько велико, что один из них не может занимать эквивалент 600000 страниц машинописного текста. При вводе на постоянной скоростью 60 слов в минуту, машинистка, будет работать по восемь часов в день и не принимал кофе-брейки и отдыхе, потребуется 20 лет, чтобы заполнить этот диск. Более того, мы можем вытащить любую из страниц, хранящихся на диске примерно в две секунды, и изучить его до тех пор, как мы хотели на экранах наших компьютеров - даже если самого диска на самом деле хранится в тысячу миль. Это очень большие цифры для хранения потенциала, которые очень малых количествах для доступа время может сократить время ожидания в документации развал с недель до минут или даже секунд.

Сканирование документа что-то вроде каталогизации книг для библиотеки: Вы определить, что в нем, присвоить ему номер в каталоге, и положил его на правой полке. Но подтягивая данных на оптических дисках, как едет прямо в книге, или любую страницу в нем, или даже любой строке на странице, только вы ходить в библиотеку. Разница всего в скорости и масштаба. Не только мы можем получить в информации, которую мы хотим намного быстрее, но мы можем хранить гораздо больше в нашей электронной "библиотеки", чем библиотекарь может в многоэтажное здание, набитые карточных каталогов и стеки.

Еще одним преимуществом документа съемки вырваться из задержек доступа, встроенные в последовательной обработке. Бумага может быть только в одном месте одновременно. Но часто необходимо рассматривать в несколько раз, и более чем один человек, возможно, потребуется, чтобы увидеть его. Между каждым шагом Есть вероятность задержки, которые быстро сложить. Просто получить на эту бумажку в следующий раз он нужен самый большой расточитель времени в процессе обработки информации.

Однако, когда информация хранится на оптических дисках, не могут быть доступны только в две секунды, она также может в буквальном смысле будет отображаться в нескольких местах одновременно, даже миль. Последовательная обработка становится одновременной обработки. Никто не должен ждать для всех. Это как проверить, как много копий одного и того же книгу, как вы можете захотеть, все из той же библиотеке, в то же время, когда вы хотите их. Экономия времени может быть огромным. Чтобы увидеть, как документ изображения резко ускорить то, что ранее документы операций, давайте рассмотрим пять различных организаций.

Обслуживание ипотечного кред `ита

Традиционно бизнес ипотечных услуг потребляет много бумаги и огромное количество времени. Если ежемесячный платеж у кого-то получили, часть размещена в основной суммы и процентов счетов, часть используется по уплате налогов и других расходов, а часть выплачивается инвесторам, которые предоставили капитала для займов. Каждая сделка должна быть записана. Это может продолжаться на протяжении 30 лет, в течение которого компания ипотечных услуг накапливается выпуклые файлы для каждого из ее многочисленных кредитов.

Когда любой из этих файлов должен быть рассмотрен, кто-то должен ходить в кавернозных номер файла, найти файл, и нести его до людей, которым нужно посмотреть на нее. Тогда он сидит в куче других файлов ожидают рассмотрения, получает передаваться от одного человека к другому, и в конце концов вернулся в номер файла. Процесс рассмотрения один файл можно легко занять несколько недель. Не удивительно, что потеряли или неуместными файлов частые проблемы.

Когда Capstead Инк, в Далласе компания ипотечных услуг, вошел в бизнес в 1993 году, она приняла решение о революционного подхода. "Мы решили пойти безбумажной с первого дня", говорит Рон Бернетт, возглавляющий систем управления Capstead в информации. "Мы сейчас обслуживает более 325000 кредитов из всех 50 штатов, и мы можем отвечать на вопросы о любой из них почти мгновенно. Мы просто удар в номера, а изображение оригинала документа ипотечного приходит на одном из наших экранах меньше времени, чем требуется, чтобы я сказал вам об этом. А если более чем одна из наших аналитиков необходимо взглянуть на этот документ, они могут каждый делать свою работу, когда они готовы, не ожидая в очереди за другого парня и до конца. " Иными словами, Capstead пошел прямо к одновременной обработки, минуя документы развал последовательной обработки.

Изображения кредитных заявок и связанных с ними документов на самом деле хранятся в нескольких километрах в офисах Dataplex (компания ACS). Хотя Capstead занимает пять этажей современного офисного здания, Есть практически нет шкафов не было видно. Вместо этого, сотни компьютерных терминалов, все подключенные к T-1 кабель для оптических дисков на Dataplex, точка отделений.

"Мы решили аутсорсинг всю нашу операцию документа", говорит Бернетт. "Все, что нам делать здесь обрабатывают информацию по мере необходимости. Если документ должен смотрели, мы смотрим на него, и делать все, что нужно сделать с ним. Это наш опыт. Фактические изображения делается для нас Dataplex . Они идут документы через их сканера, и любую информацию, на них они "гореть" на своих дисках. Это их опыт. Это аккуратный разделения труда, не правда ли?

Тест результатов скоринга

Dataplex устанавливает более комплексного применения графического представления документов на тест-объекта забил Психологическая Corporation, дочерняя Харкорт Брейс

Перед Document Imaging, операция была трудоемкой. Он взял 60 до 100 человек, около четырех недель в руки отдельных листах-тест ответ от сотен тысяч буклетов в рамках подготовки к скоринга. Затем он принял около еще несколько недель для учителей-пенсионеров, чтобы оценка теста документов, отчетов могут быть отправлены обратно в школу районов. В документе с изображениями, компания планирует рубить не менее двух недель из этого "переворот" время из-за ликвидации ручной сортировки организовать документов для скоринга.

"То, что мы собираемся автоматизировать это физическое перемещение информации в тесте брошюры", говорит менеджер Сканирование фирмы Департамента. "После того как страницы были изображения отсканированы, изображения будут направляться на электронном работы станции работают наши читатели, у которых фактическая забил. Ранее это может занять от семи до десяти дней до буклет будет готов для ручной сортировки, поскольку он должен быть отредактирован первый исправить неточной записи. Теперь мы можем ликвидировать ручной сортировки всего, делая это в электронном виде.

"Изображение сканера мы будем устанавливать может обрабатывать 20000 страниц в час", продолжает он. "Мы положить всю эту информацию на оптический диск для постоянного хранения. Тогда мы сможем вытащить любую из этих документов до востребования, независимо от того, мы забил его в дневную смену и в ночную смену или в выходные дни. Это просто занимает второе или два, чтобы получать и отображать изображения ".

Многие забил деятельности компании должны быть проверены. Например, для обеспечения точной классификации письменных ответов, по крайней мере два читатели должны оценка ответов учащихся. В прошлом, только одна копия каждого экзаменационного буклета доступны, второй читателю пришлось ждать до первой один был закончен забил 30 или около того ответов. С изображениями, любой читатель сможет вытащить ответы студента вверх на экране, не дожидаясь другого читателя закончить забил того же документа. Умножьте это восстановить время ожидания сотен тысяч буклетов компании оценки ежегодно, и вы сможете увидеть огромные возможности для экономии, которые предлагает Document Imaging.

Испытание буклеты, которые уже забил упакованы в огромные коробки и хранятся на складе в течение года, только в случае возникает вопрос об одной из них. В документе изображений, буклетов будет идти от причала до выгрузки сканера помещение. И как только школьные округа разработали достаточно уверенности в надежности дисковых накопителей, отсканированные буклеты тест не будет даже пойти на помещение. Вместо этого, они пойдут прямо в шредер.

Государственное управление: Maryland

В штате Мэриленд, Есть около 250000 сообщили производственных травм в год, а каждый седьмой результаты иск о компенсации. Эти претензии, поданные в компенсации работникам комиссии в Балтиморе, который обрабатывает более 35000 из них с каждым годом. Каждое требование, может заполнить толстую папку, которая должна быть рассмотрена различными сотрудниками, прежде чем к одному из членов комиссии для вынесения решения.

До появления графического представления документов, процесс создал разочарование для всех заинтересованных сторон. Для заявителей, задержка отправления правосудия был отказом в правосудии. Для персонала, купающимся в море бумаг, пытается справиться каждом конкретном случае в одном ключе было трудно в лучшем случае.

По закону штата постановило, что все соответствующие записи будут сохранены, так что комиссия также сталкивается с проблемой хранения огромного и постоянно растущего кучу документов. Более того, все документы должны быть доступны для дальнейшего рассмотрения. Пегги Короткий, директор информационных систем для комиссии, признал, что хранение и обработку на самом деле две стороны одной и той же проблемы. Так она уговорила начальство искать решение о форме, в которой претензии документов должен быть сохранен.

В 1992 году прокурор штата Генерального постановил, что Комиссия должна была держать "наилучшие имеющиеся копии". Краткое полагали, что изображение на компакт-диск был не только более доступными, но и более защищенным от огня, износ и потери, чем бумажного документа. Это дало ей открытия ей нужно, чтобы перейти к Document Imaging.

"D-Day" для Комиссии было 25 марта 1994. С этого дня каких-либо новых файлов бумаги были созданы, а все входящие претензий пошли прямо к Document Imaging. Одновременно с этим Комиссия начала конвертировать ее "обратно файл" ранее претензии, которые были записаны на 13 миллионов отдельных клочках бумаги, на изображения на оптические диски. Это заняло около 20 месяцев, к ноябрю 1996 года, файлы Комиссии были безбумажной.

Но комиссия получила больше, чем просто экономия расходов на хранение. Резко сокращено время доступа сократил отставание предыдущих необработанных требований от 20 рабочих дней, чтобы на следующий день уведомления. После резервного преобразования файлов был завершен, случаи потери или misfiled документы были практически ликвидированы.

"В тех случаях, связанных со спорами", говорит Шорт, "мы больше не нужно колесо стеки документов в зал заседаний, и никто не имеет на охоту в них соответствующую информацию. Вместо этого, мы можем воспитывать образы правильного документов на экранов, которые имеют право в зал заседаний, чтобы каждый мог посмотреть на них вместе - персонал, уполномоченный, адвокаты, даже заявитель, если он хочет быть там ".

Государственное управление: Kansas

В основном сельских государство, будучи лишенным водительских прав, как претворяются в тюрьме без стен: многое из своей свободы снимается. В Канзас в любом конкретном году, около 5 процентов водителей государства будут иметь водительских прав приостановлено или ограничено в силу различных причин, и около половины из них будут восстановлены в том же году. Понятно, что драйвер Бюро по контролю, в ведении которого записи в размере 1,7 млн. государственных водители, сталкивается со запросы от водителей, которые хотят восстановить свои привилегии, а также от своих работодателей, страховщиков и правоохранительных органов.

До 1993 года сотрудники Бюро приняли среднем семь минут обрабатывать каждый запрос по телефону. Большая часть этого времени я был занят с охоты на более чем миллиона документов, хранящихся в более чем 700 файлов ящики, в поисках подходящего записей. Для каждого вызова, что дошел до бюро, три другие были подкреплены на удержание; большинство звонивших в конце концов потерял терпение и повесил трубку. Служба поддержки клиентов был больной вопрос.

Существовал также вопрос о производительности труда. Государство должно было сохранить в папку на каждого водителя, которые были приостановлены в течение последних пяти лет. Он взял 12 служащих тянуть, то refile (а иногда и misfile), эти папки. В некоторые папки просто исчез. Бюро было более или менее постоянно отставание, и клиенты (которые также были налогоплательщиков и избирателей) были очень недовольны.

Чтобы решить эту проблему, чиновники решили, что вместо реинжиниринг своих старых бумажных метода, он будет добиваться решения, которое было "из коробки", что-то совершенно новое. Они решили, что проблема была бумага, а не людей. Добавление нескольких чиновников не было бы экономически эффективным решением, а в бумажной системы, они бы просто получили друг друга в пути. В целях повышения эффективности чиновников придется тратить больше времени делать то, что они лучше, и меньше времени на то, что техника может сделать лучше. Это означает, использования людей сделать суждения, а не пытаться найти документы, которые могут и не быть там, где они должны были быть.

Канзас переехал в Document Imaging, в 1993 году, не только для драйверов Бюро по контролю, но и соответствующий раздел, водитель обзора, в которой содержится информация о 98000 водителей с медицинским или зрением. До преобразования, каждое агентство ведет отдельные записи бумаги. Document Imaging позволяет им делить единый набор на диске записи.

Гари Картер, руководитель Бюро отмечает, экономия 30 часов в неделю, которые были ранее, затрачиваемое на поиск потерянных файлов. "В среднем", говорит он, "мы в настоящее время проводят лишь три минуты на телефонные звонки. И мы практически устранили резервные линии абоненты слушают занят сигналов или застрял на линии, ожидая получить до конца."

Группа пенсий управления

Почти все, что происходит с пенсионеры могут создать новую бумагу в свои файлы. Если они движутся, или изменить их вычеты, даже если они не умрет, то все должно быть записано. Джон Хэнкок Mutual Life Insurance компании, которая обслуживает около 270000 пенсионеров, из штаб-квартиры Бостон, изменилась к документу изображения, как только технология стала доступна, поскольку компания была так завален бумагой. Таким образом, Хэнкок является одним из наиболее опытных пользователей Document Imaging.

"Изначально мы просто хотели, чтобы заменить все эти файлы бумаги", говорит Джон Aegerter, менеджер Хэнкока вспомогательных услуг. "Однако вскоре стало ясно, что программное обеспечение, связанное с отображением могли бы сделать больше, чем это. Например, оно помогает нам быстрее принимать решения.

"Рассматривать что-нибудь простое, как и решения проблем изменения", продолжает он. "Если пенсионер переезжает в новое состояние, которые могут повлиять на налоговые мы должны удержать. Но многие из них Snowbirds, движущиеся на юг в зиму и обратно на север в течение лета. В этом случае, может быть никаких изменений законного проживания. У нас есть программное обеспечение, которое пятнами межгосударственных изменения адреса и направляет эту информацию в соответствующих техник выгоды, которые затем могут быстро определить, есть ли у нас изменить способ мы уделяем этим человеком ".

Хэнкок также смешивания и в других технологиях, которые могут повысить полезность изображений. "Мы пройдя часть пути в смешивания факс с изображениями", говорит Aegerter. "Вы можете факсу сообщение о вашей пенсии, а она идет прямо на диск. Мы не можем факс в другую сторону, но [изображение на бумаге], но мы над этим работаем. И, когда мы можем принести в штрих-коды , что сделает наш маршрут, даже быстрее, потому что нам не придется ждать один техник решать, какие другие техник взглянуть на некоторые поступающей информации. лазерный сканер сделает это за нас, как в супермаркете ".

Пенсионные департаменты также имеют дело с двумя жизни неизбежности: смерть и налоги. Каждое государство имеет свои собственные правила о смерти обязанностей, частично основанный на данных ежемесячного дохода пенсионера. После смерти пенсионера, Хэнкок может сделать свой вклад в урегулирование недвижимости за счет быстрого сбора всей необходимой информации на одном экране. Выгоды техник может определить, какие документы должны быть поданы. Когда-нибудь, может быть, наш переход будет зарегистрирован (для целей налогообложения, по крайней мере) на "разговор" между двумя оптических дисков: один в компании, заплатили наши пенсии, либо в государственное учреждение, что собранные налоги.

PAYBACK

Конечно, графического представления документов, не дешево. Многое, как они могут быть привлечены к ее преимущества, вдумчивый руководство захочет узнать, сколько стоит, а также, сколько времени требуется, чтобы восстановить, что стоимость за счет повышения производительности и другие преимущества. Ли хранения информации на оптических дисках, а не на листах бумаги окупится?

Это не простой вопрос, потому что некоторые пользователи не являются на самом деле ищет окупаемости, в первую очередь, по крайней мере, не в общепринятом смысле этого слова бухгалтерского учета. Мэриленд, штат Канзас, и даже Джон Хэнкок страхования жизни было не так много заинтересованных с окупаемости, как с достижением неудовлетворенных стандарты производительности они считают, что достичь.

Чарльз Krysiak, председатель компенсации работникам штата Мэриленд Комиссия отмечает, что экономии как таковой никогда не была главной целью при комиссии преобразованы из бумаги на диски. "Наша цель всегда должна обеспечить более качественное обслуживание потерпевшего работника", говорит он. "Но у нас было несколько очевидных улучшений в плане эффективности. Например, наш слух отставание сократилось с 15000 случаев до менее чем 3000. Это означает, что сервис для наших заявителей, что в пять раз быстрее. Для меня это окупаемость".

Гари Картер Драйвер Канзас Бюро по контролю отмечает: "До перехода, мы просто не соответствуют ожиданиям наших клиентов сервис. В документе изображения на месте, мы удовлетворяем эти ожидания. Мы даже превосходят их иногда. Вот это настоящая окупаемости наших инвестиций ".

Джон Aegerter группы Пенсионного Джон Хэнкок Отдела бросает скептический взгляд на само понятие окупаемости. "Проблема с пытаясь вычислить рентабельность инвестиций", утверждает он, "является то, что с такого рода технологии инвестиций никогда не заканчивается. Нет смысла рассматривать только вашей первоначальной стоимости, поскольку ваше оборудование стареет и приобретает программное обеспечение устаревший, так что вы постоянно совершенствует и другое. И, конечно, вы не купите любой из этих материалов без платы за обслуживание.

"Два других ведомств также приняли документ изображений", добавляет он. "Они используют ее в собственность и страхование от несчастных случаев, а также в паевые фонды. Лучших поэтому я могу дать вам для использования его в том, что каждый раз мы имеем, мы сделали свою работу лучше".

Для Capstead, вопрос о "окупаемости" является академическим, поскольку компания ипотечных услуг никогда не было документов системы с которой можно сравнивать себя. Но когда его спросили об экономике Document Imaging, Рон Бернетт говорит: "Посмотрите на нашу экономию, не имеющие арендовать помещения на все шкафы файл нам не нужен, или оплатить клерков чтобы убедиться, что файлы, перейти в правый шкафы . Никто не выстраиваться в копировальный аппарат больше, потому что мы не нуждаемся в копиях. И мы никогда не теряем файл, потому что каждый файл всегда там, где мы оставили его: на диске ".

Для психологической Corporation, экономика документа изображений включают быстрый процесс, который требует меньше рабочих часов, сокращение расходов на хранение, а также более конкурентоспособные услуги для клиентов из-за быстрого сроки выполнения работ и более подробной информации о тестов. Это более чем компенсирует расходы на новые сканеры, рабочие станции и системы хранения информации. Компания ожидает повышения эффективности новой системы, чтобы платить за себя в чуть более трех лет.

Document Imaging имеет смысл там, где мы должны быстрый доступ к информации, которая обычно хранится в объемных документах. Или, в которых обработка информации, что тормозится последовательной обработки. Или где один документ должен быть по сравнению с другой на решение может быть принято. Или где файлы часто неуместно, потеряли, или находящихся под угрозой исчезновения в результате пожара. Или где услуги отставания создают серьезные недовольства клиента. Все эти столь знакомые проблемы являются результатом нашей многовековой привычке поставить все сведения на бумаге, а затем просто оставить его там навсегда, за неимением лучшей альтернативы. И вот, наконец, есть лучшая альтернатива.

Ссылки

Различные цитаты и выдержки из лиц были взяты из личных бесед с автором в ходе своего исследования в этой статье.

Саул В. Геллерман является профессор менеджмента в Университете Далласа, Ирвинг, штат Техас.