Инновации в краткосрочные финансовые управления
Электронная революция в корне изменила краткосрочного управления финансовыми ресурсами, имеет также радикально изменить работу тех, кто выполнил эти функции.
Люди привыкли называть краткосрочные финансовые управления "Управление оборотным капиталом". Этот термин обратил внимание на определение учета оборотного капитала, оборотных средств и текущих обязательств. В последнее время ", краткосрочные финансовые управления" была использована обратить внимание на все решения организации, влияющие на движение денежных средств в краткосрочной перспективе, обычно менее чем через год.
Денежных потоков, для большинства организаций можно рассматривать в трех направлениях: постоянный "приток денежных средств, в первую очередь коллекции в результате продаж, внутренние денежные потоки и" постоянные "отток денежных средств, в первую очередь расчеты с поставщиками и сотрудниками. Денежных притоков и оттоков, как правило, Последствия принятия оперативных решений. потоков внутренних денежных состоять либо из наличных средств, перемещаемых в пределах фирмы или "временный" характер денежных потоков, таких как инвестиции в товарной безопасности или демонтаж под кредитную линию. Некоторые внутренние денежные потоки могут быть связаны внешних факторов, но цель в том, что денежные потоки будут отменены в будущем времени. Внутренние денежные потоки обычно между резерв ликвидности в форме свободных денежных средств или ценных бумаг, так и резервные ликвидность в форме кредитных соглашений или доступ к дополнительным кредита.
Хотя казна менеджер, может быть, называется денежных менеджер, помощник казначея, или казначей несет прямую ответственность за управление краткосрочных потоков денежных средств, операционной деятельности, которые генерируют денежные потоки зачастую контролируют другие организации. Игроков, и последствия их решения о сроках и размере денежных потоков показаны на рисунке 1. Например, в продаже деятельности фирмы, кредитные и менеджеров по маркетингу, окажет значительное влияние на последовательность заказов, сроков и формы оплаты. При покупке деятельности, закупок и кредиторской задолженности менеджеры определяют, когда отток денежных средств начинается. Роль казначейства исторически был ограничен к разработке коллекции или выплаты системы, управлять потоком наличности после уплаты начинается, и организация финансирования.
Одна из проблем, имеющих многих людей, вовлеченных в процесс принятия решений не хватает координации. Разделение местонахождение и положение об организации диаграммы часто приводит к оптимальным, сегментированные решения. Изменения в конкурсе, технологии и организационные механизмы и увеличилась потребность в рационализации организации и изменить способ ведения бизнеса. Во многих организациях казну менеджер находится в хорошем состоянии выполнить интегрирующую роль для краткосрочного решения. Потому, что он несет ответственность за обоих по сбору и платежных систем, казна менеджер знает, как продажи и покупки стороны фирмы. Кроме того, казначейство менеджер должен определить последствия и координировать деятельность других игроков, чтобы подготовить точные краткосрочные бюджеты и их прогнозы и обеспечить финансирование.
За последние несколько лет ряд финансовых и технологических изменений, начали менять роль казначейства. Ниже мы рассмотрим три из этих событий: изменения в экономических условиях и системы платежей; новых инвестиций и управления рисками, транспортных средств, а также развитие электронного обмена данными (ЭОД).
Изменение экономических условий и платежных систем в начале 1980-х
Значительное внимание на краткосрочное финансирование в конце 1970-х и начале 1980-х годов по вопросам управления денежной наличностью. Процентные ставки находятся на беспрецедентно высоком уровне. Платежная система мешала неэффективное физическое перемещение бумаги через почту и проверить-клиринговых систем. При ставке 20 процентов, ускорить сбор (или замедление платежей) на $ 1 млн на один день стоит около $ 550. усилия, управление денежной наличностью, по понятным сосредоточены на оптимизации стоимости флота.
Корпорации научились использовать систему в своих интересах. Один тактика заключалась в расширении использования сейфы. Сейфа в основном почтовый ящик, часто с уникальными почтовый индекс, к которому входящие проверки конкретной компании направлены. Проверки собранных банк так часто, как 20 раз в день, чтобы они могли быть обработаны и быстро вошел в клиринговой системе. Сейфы географически расположены свести к минимуму почту проверить время и наличие времени (до выделения средств на хранение проверить становятся доступны). Высокие процентные ставки сделали несколько мест сейфа экономичным.
Удаленная выделения продлить время до письменного проверки представленных к оплате был новый агрессивный метод используется. Чеки, выписанные на банки в маленьких городках в Вашингтоне, штат Монтана, Северная Каролина, или даже Гуам не были редкостью. Один агрессивных Среднем Западе цепи продуктовый пишет проверки за один день до даты и выразить отправлял их в Новый Орлеан, чтобы быть отправлены по почте в отдельности от почтамта филиала. Проверки были составлены на берегу в небольшом городке в Южной Каролине. Хотя дополнительные задержки почта прямых затрат на получение фирмой, дополнительные задержки очистки в банк в Южной Каролине, было возложено на банковскую систему и Федеральной резервной системы.
Изменения в системе бумаги
Некоторые изменения в системе расчетов, в центре внимания сбором и распределением системы:
* Валютном контроле Закон 1980 года о необходимости ФРС уменьшить число с плавающей точкой в чек-клиринговой системе или взимать за нее плату;
* Изменения в ФРС Межрайонной транспортной системы и улучшение Почтовая служба США приняла много слабину из системы;
* Банки развитых лучшего учета расходов системы для оценки стоимости услуг, более точно;
* Банки реорганизации плату за свои услуги. Ранее банки полагаются на взаимоотношения с клиентами и больших, инвестиционных балансов спроса депозит для обеспечения приемлемой общей прибыли со счетов. Как корпоративных казначеев увеличили свои закупки "потеря лидеров" из банков, банки в взимать полную стоимость каждой услуги используются. Конечным результатом этих изменений стало сокращение поплавок, снижение значения с плавающей точкой, и увеличение стоимости услуг, а также
* Общественная реакция на попытки создать недостатков в системах, прежде всего со EF Hutton, возникают вопросы по поводу этичности, если не на законность, некоторые практики.
Управление денежными средствами реакции
Расходы на снижение роли плавать и услуг увеличился в центре внимания на более эффективное и действенное управление системами денежных потоков. Казначеев понял, что наличие информации и административных расходов столь же ценной, как поплавок сбережений. Новая задача состоит в обеспечении сбалансированности поплавок расходы, затраты по сделке, а также сроки и точность о движении денежных средств.
Компании сократили число сейфы в их системах сбора, сокращение административных расходов, получения информации, при одновременном повышении их точности. Стоимость перевода средств с сейфа банков в штаб-квартире банка также были сокращены.
Выплата системы были изменены с удаленных выделения, целью которого является увеличение с плавающей точкой, контролируемых выделения, целью которого является повышение оперативности и точности о движении денежных средств. В контролируемых выделение, выделение банка уведомляет предприятие к середине первой половины дня проверки уделяется в этот день. Казначей организует остаток средств на счете, необходимых для покрытия чеков и вкладывает в то время как остальные денежного рынка активного и хорошие цены по-прежнему доступны. Банки работают контролируемого выделения в один из двух способов: если банк является частью мультибанковская холдинговая компания, проверки могут быть сделаны на филиал банка, который получает только один раннего утра предъявления чеков от ФРС. В противном случае, банк получает электронную передачу от ФРС к середине первой половины дня в долларовом выражении проверки, которые будут представлены позднее в тот же день.
Электронные платежи
Хотя приведенные выше события в области сбора и выплаты системы повысило эффективность системы бумажного документооборота, даже более важное изменение произошло. Революция в области компьютерных и коммуникационных технологий сделало возможным заменить древесных волокон с электронами в качестве среды для хранения и транспортировки ценность информации. Fedwire, проводная система передачи эксплуатируемых Федеральная резервная система, уже на протяжении многих лет, чтобы перевести деньги на тот же день поселения. Тем не менее, высокие трансакционные издержки ограничивают его применение больших сумм в долларах. Например, в 1986 сделок проволоки составляют лишь 0,11 процента от числа операций в Соединенных Штатах, но обрабатывается 78,5 процентов в долларах. Создание автоматизированной посредничества (ACH) системы электронных переводов сделал на следующий день для урегулирования возможных мелких сделок.
Прямой Депозит
Один из самых распространенных использует платежей ACH для непосредственного депонирования потребительских платежей. Одним из главных факторов скорейшего принятия прямых депозитов принятия решения о социальном обеспечении выплаты АКО. Хотя основная мотивация заключается в сокращении мошенничества и кражи занимается почте чеки, экономии были достигнуты. Затраты на производство проверки системы социального обеспечения, по оценкам, 26 центов, по сравнению с 3 центов за электронные платежи. Более 230 миллионов социального обеспечения платежей более чем на $ 90 млрд в настоящее время с помощью электронных средств передачи каждый год. С ACH плыть от сотрудников, которые медленно депонированием чеков теряется, но многие организации рассматривают преимуществ, таких как сотрудники не принимают от работы время внести проверок, а перевешивает потерял плавать.
Корпоративный платежей
Других первичных использования системы ACH корпораций была для внутреннего движения денежных средств. Эффективный контроль за использованием денежных требует, чтобы он переехал с точки первый депозит в банковской системе фирмы в штаб-квартире (концентрация) банка. Например, розничная фирма с многих местах вероятно, имеет много местных банков депозиты, каждый из которых получает сравнительно небольших месторождений. Обе суммы наличных денег нужно переместить, и число населенных пунктов, делает провода чрезмерно дорогими по сравнению с системой АКО.
Несколько факторов препятствует быстрому принятию прямых корпоративных до корпоративных платежей ACH:
* Электронные платежи в результатах потери всплывают на оплату фирмы. Фирмы рады получать электронные платежи от клиентов, но не хотел, чтобы инициировать их поставщиков;
* Электронная платежная система добавляет фиксированные затраты, и, так как не все могут или будут использовать электронные платежи, необходимо сохранить двойное (в бумажной и электронной форме) платежной системы;
* Это трудно передать платежную информацию, такую как номера счетов-фактур, в такой форме, которая может быть понята производителей с различными системами. С бумажной проверить копию счета-фактуры с оговоркой, что часть груза была повреждена может быть скреплены с проверкой. Тем не менее, это несколько сложнее прикрепить счет к импульсам электронов представляет оплаты в электронной системе.
Эти препятствия преодолеваются. Потери в значение с плавающей точкой может использоваться покупателем и продавцом на основе согласованных условий оплаты. Уменьшилась неопределенность сроков поступления денежных средств имеет значение для обоих, и двойственной задач система может быть временным для многих компаний, если они могут убедить своих поставщиков (по крайней мере критическим) принимать электронные платежи. Третье препятствие преодолевается с помощью электронного обмена данными и стандартных форматах. Хотя решить все эти три препятствия, тесно связаны между собой, мы приведем пример того, как две организации обратились к первым двум вопросам и оставить третьих, пока мы обсудим ЭОД.
М. платежной системы
General Motors разработала электронную систему оплаты для своих поставщиков, с целью перевода всех поставщиков электронных платежей и устранения бумажные чеки. М. усредненные 3,6 дня выплаты поплавок с чеками. Под системой электронных платежей, она переехала в день оплаты за три дня назад, тем самым сохраняя трех дней плавать и передачи 0,6 дней по поставщикам. Кроме того, она сократила неопределенность сроков платежей, указав срок до одного года до точную дату, когда электронные переводы будут сделаны.
Поставщик Express
Федеральное правительство также играет важную роль в переходе к электронной оплаты поставщиков. Программа под названием продавца Express, которая использует как ЭОД и электронных платежей, претворяется в жизнь. Краткосрочная цель заключается в преобразовании всех казначейства платежей и половины не-казначейства платежей в общей сложности 77 миллионов платежи поставщикам, чтобы продавца Express вместо бумаги. Экономия в чек-подготовка сборов только по оценкам, более $ 20 млн в год.
Воздействие на краткосрочное финансирование
Как двигаться в сторону электронных платежей ускоряется, мы можем ожидать увидеть ряд важных изменений в казначейской функции. Наиболее заметное изменение будет фактическая ликвидация непреднамеренного или неизвестные задержки в платежной системе. "Оплата застрял на спутнике" просто не имеют те же кольца, как "проверка по почте." Географическое положение банков, используемых для изготовления или получать платежи будут несущественными. Платеж в банк поставщика в Чикаго будут получены так же быстро, как из Детройта в Сан-Диего. Фирмы Таким образом, будет меньше необходимости в нескольких отношениях банков. Банки должны усовершенствовать свои информационные системы, чтобы иметь возможность отправлять и получать электронную информацию, сопровождающих оплаты. Банки, которые не делают этого инвестиции в системы, скорее всего, возможность найти себя отводится время почти строго розничной торговли, ориентированных на потребителя банков. Двигаться в течение последних нескольких лет к консолидации в банковском секторе может скорее всего, будет ускорен переход на электронные платежи. Наконец, для электронных платежей, которые будут приемлемы для обеих покупателем и продавцом, оплата может быть предметом переговоров. Покупатели и продавцы будет намного легче для просмотра друг друга в качестве торговых партнеров, а не противников.
ИЗМЕНЕНИЯ В ИНВЕСТИЦИИ
В дополнение к управлению денежных потоков, в результате оперативных решений, казна менеджер несет ответственность за поддержание ликвидности компании. Одним из основных источников ликвидности портфеля ценных бумаг. Основная цель краткосрочного портфеля является обеспечение безопасности основных, зарабатывая прибыль на излишек наличности. Если фирма имеет неожиданные потребности в наличных средствах до погашения безопасности, он должен иметь возможность продавать, что безопасность на вторичном рынке без потери стоимости. Одним из способов достижения этой цели будет вкладывать только в очень безопасной, краткосрочные инструменты, такие как казначейские векселя. Однако, это требует жертв другого желательно характерные прибыли. Инвестиций в долгосрочной перспективе обычно приводит к более высокой рентабельности, но в стоимость цены (процентной ставки), если риск безопасности, должны быть проданы. Два типа документов существуют, чтобы помочь увеличение казны менеджер урожая и контролировать степень риска: с регулируемой процентной ставкой ценные бумаги и инструменты хеджирования, например, финансовыми фьючерсами и опционами.
С регулируемой процентной ставкой ценных бумаг
Несколько различных версий привилегированных защиты предлагают цену акций против повышения процентных ставок, а также налоговые льготы. Цена защиты от корректировки размер дивидендов периодичностью. Налоговые льготы от частичного исключения налог на дивиденды корпорации. В настоящее время 70 процентов дивидендов на акции, проведенные корпорацией более 46 дней nontaxable. Таким образом, фирма с 34-процентный налог курс покупки привилегированных акций уступая 6 процентов придется после уплаты налогов выход 5,4 процента. Для достижения же после уплаты налогов выход на полностью налогооблагаемой безопасности, до налогообложения выход должен быть 8,2 процента.
С регулируемой процентной ставкой привилегированные акции. С регулируемой процентной ставкой привилегированных акций (АРПС) была разработана с целью предоставить инвесторам транспортного средства с переменной процентной ставкой инвестиций. Дивидендов регулируется периодичностью, как правило, ежеквартально. Ставка основана на наборе передается от базовой ставки, например, три месяца ГКО ставки или 10-летний или 20-летним казначейским процентной ставкой. Тем не менее, Есть два типа рисков в АРПС. Если кредитный рейтинг выпуска фирмы ухудшается, рост премий за риск может привести цены падать. Кроме того, изменения формы кривой доходности может изменить отношения между короткими и длинными номера и вызывать цены меняться.
Кабриолет Регулируемая привилегированные акции. Кабриолет регулируемые привилегированных акций (CAPS) является регулируемой процентной привилегированных акций, которые могут быть конвертированы в обыкновенные акции. Она была создана для решения проблем с капиталом эрозии, которые могут произойти с АРПС. После преобразования значение возрастает с ценой на обычные акции, существует потенциальная возможность получить капитал. Однако, если CAPS приобретается по цене выше номинала, есть потенциал для потери капитала, если цена на общих падает.
Денежный рынок привилегированные акции. Денежный рынок привилегированных акций (ММП), также называемый аукцион курса привилегированных акций, была создана с целью предложить на денежном рынке типа документа с переменной скоростью, которые всегда должны торговли по номиналу. Размер дивидендов устанавливается голландского аукциона каждый 49 дней. Победившая ставка является самой низкой скорости, что сделает все предназначенные акций будет продан. Существует риск ликвидности, если аукцион не удается (недостаточно ставки получили продать все акции). В этом случае ставка устанавливается на основе коммерческих бумаг сложную ставку. Таким образом, инвестор, желающим продать на аукционе, возможно, придется провести безопасности до следующего аукциона или продать его по более высокой ставке (низкая цена).
Инструменты хеджирования
Хеджирование товарной безопасности является способом "продать" процентного риска кому-то еще. Хедж создается с помощью дополнительных инструментов, цена которых будет двигаться противоположно безопасности. Например, повышение процентных ставок приведет цены падать и потери, которые будут понесены, если безопасность должна быть продана. Соответствующим покупки или продажи инструмента, стоимость которого будет подниматься на повышение процентных ставок, менеджер сможет компенсировать ценовой риск как по безопасности. Менеджер как правило, не будет пытаться застраховать весь портфель ценных бумаг. Часть портфеля выбрали, от которых страхуют будет зависеть от неопределенности относительно изменения процентных ставок и цен, сколько риска фирма может позволить себе взять.
Финансовых фьючерсов. Финансовый фьючерсный контракт представляет собой обязательство либо сделать или принять поставку определенного финансового инструмента. Финансовые фьючерсные контракты на казначейские векселя и депозиты Евродоллар время чаще всего используются для краткосрочного хеджирования. Оба контракта являются для 90-дневного документов; следовательно, их цена будет зависеть от предполагаемых изменений в три месяца процентные ставки. Поскольку финансовые фьючерсы обязанность, а не вариант, прибыли и убытки, симметричны. То есть, если повышение ставок приводит к цене падать, снижение ставки вызовет цены расти. Казна менеджер, который продал контракт ГКО фьючерсов (по согласованию осуществить поставку в 90-дневный ГКО на дату поставки) будет компенсировать убытки по портфелю, как повышение процентных ставок, но и компенсировать доходы от портфеля номера уменьшаться.
Фьючерсный контракт на самом деле это просто обещание сделать или принять поставку в будущем. Для того, чтобы обещание подтвердил, владелец фьючерсного контракта необходимо установить счет маржи и марки на рынок на ежедневной основе. Любая прибыль по контракту, зачисленных на маржинальном счете и могут быть сняты. Любые убытки, которые по контракту, вычитаются из маржинального счета. Если баланс маржинальном счете падает ниже некоторого определенного уровня, дополнительные средства должны быть внесены в маржинальном счете. Очевидно, что фьючерсный контракт не является инструментом хеджирования, которые можно купить (продать) и забыли. Необходимо следить за фьючерсная позиция активно и постоянно.
При определении числа контрактов необходимо, менеджер должен рассчитать коэффициент хеджирования, которая является функцией от суммы безопасности, от которых страхуют и оставшимся сроком до погашения ценной бумаги. Поскольку коэффициент хеджирования будет меняться с течением времени, коэффициент хеджирования могут потребовать нецелое число контрактов, потому что процентная ставка по хеджирования безопасности не может быть вполне коррелирует с процентными ставками на фьючерсный контракт на акции, это может оказаться невозможным создать совершенный хедж, где все ценовой риск исключается. Менеджер не может быть принужден жить в несовершенном хеджирования и до сих пор себя часть ценовых рисков.
Функции. В отличие от фьючерсных контрактов, которые представляют собой обязательства, вариантов может быть разрешено истекает покупателю без их осуществления. Два типа параметры используются: опцион, который дает право покупателю приобрести безопасности по определенной цене, а также опцион на продажу, который дает право покупателю продать безопасности по установленной цене. Поскольку опция будет осуществляться только, если оно приводит получить прибыль, функция не является симметричной. Многие стратегии были разработаны консультационные фирмы по инвестициям для использования комбинации опционы. Все попытки максимизировать дивиденды или проценты дохода, тогда как снижение риска потери капитала.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ОБМЕН ДАННЫМИ
Как мы видели из сроков на рисунке 1, большая часть краткосрочные финансовые управления, связанные с операционной решений. Многие из этих операционных аспектов привлечь поток документов по временной шкале. Дебиторская задолженность, например, измерить время задержки в период между датой счета-фактуры и дата получения платежа и зачисляется на счет клиента. Недавнее исследование показало, что почти 80 процентов документов, транзакций между компаниями используйте бумагу в качестве носителя для выполнения этой информации. ЭОД заменяет бумажные документы в электронные сообщения. Воздействие на краткосрочные финансовые управления могут быть значительными.
Электронные сообщения включает в себя перемещение данных в электронном виде между двумя точками. Различные виды электронных сообщений могут быть выстроены вдоль континуума (см. Рисунок 2). ЭОД является движение бизнеса данных в электронном виде или в пределах между фирмами в структурированные компьютерные обработки текста данных. Этот формат позволяет передавать данные с компьютера, при поддержке бизнес-приложений
в одном месте, чтобы с компьютерной поддержкой бизнес-приложений в другом месте без перепечатывания. ЭОД не факсимильной связи или электронной почте. Факсимильные передачи представляет собой передачу полностью неструктурированных данных. Все, начиная от фотографий в заказы на поставку могут быть направлены таким способом. Хотя время задержки можно избежать, получатель факсимильной связи, не может войти в изображение непосредственно в бизнес-приложения. Электронная почта также перемещает данные в электронном бизнесе, но в основном используется в свободной форме, а не структурированный формат. Так как отправитель может выбрать любой формат, трудно разработать прикладную программу, которая непосредственно принимает электронная почта вход без значительного ручного редактирования.
Электронные платежи является подмножеством ЭОД, что не только платежные информацией между двумя партнерами, но также требует финансовых учреждений принять меры по передаче стоимости. Системы ACH и Fedwire говорилось выше примеры электронных платежей.
Влияние ЭОД по краткосрочным Финансовый менеджмент
ЭОД стало важным вопросом сегодня по нескольким причинам. Интенсивной конкурентной среды в мировой экономике привело многие компании к пересмотру данной работе транзакций на основе системы и сопутствующих неэффективности. Кроме того, ряд крупных компаний движутся быстро осуществлять ЭОД и отправляете сообщение, что торговые партнеры должны быть готовы к использованию ЭОД или столкнуться с потерей отношений. Наконец, инфраструктура в настоящее время в основном в место для ЭОД в реальность
Неэффективность на бумажной основе информационной системы
В перспективе указанные выше проблемы, которые могут быть решены с помощью ЭОД обсуждаются ниже.
Время задержки. С бумажных транзакционную систему, задержки по срокам обусловлены главным образом двумя факторами: транспорт задержки, связанные с системой, необходимых для перехода бумажных документов между сторонами, или ручной обработки задержку, вызванную манипуляция и повторный ввод информации по временной шкале . Многие из документов, подготовленных на основе информации, которая уже введенных раз. На рисунке 3 показана упрощенная операция показывает манипуляция шаги по два торговых партнеров. Время для ввода и транспорта приводит к задержкам заказа, выставление счетов задержки, задержку платежей, плохого обслуживания клиентов и бедных управления информацией.
Затраты на оплату труда. В работе с системой, ручной обработки данных, необходимых для ввода, хранения документов, поиска и сопоставления, конверт начинкой, и других задач. Автоматизированное оборудование может помочь, но стоимость рабочей силы для обработки документов все еще велик.
Ошибки. Потому что та же информация введенных несколько раз, бумажной системы к ошибкам. Исследования Д. мало продуктовых промышленности в 1980 году по оценкам, более 3 процентов от стоимости всех счетов между оптовой и поставщика содержатся ошибки. Эти ошибки могут быть в значительной степени устраняются с помощью ЭОД.
Запасы. Из-за несвоевременности и ненадежности доставки обработка бумаги, запасы могут быть выше, чем нужно. В производственной фирмы, она может быть почти невозможным точно в момент инвентаризации системы с задержками, присущих бумажной системы обработки.
Неопределенность. Неопределенность существует в трех областях. Перевозка и манипуляция задержки означает, что сроки не определены; раз сделка послал отправитель не знает, когда сделка будет получено ни тогда, когда он будет обработан. Отправитель не знаю ли сделка получила ни ли фирма согласна с тем, что было отправлено. И трудно сказать, когда бумажный чек будет ясно к выплате банку.
Проблемы на бумажной основе системы ЭОД Сыграло
Затраты на оплату труда по сравнению с другими факторами производства увеличился более высокими темпами, и стоимость рабочей силы в США выше, чем затраты на рабочую силу во многих других странах. С другой стороны, расходы на компьютеры и оборудование связи снизилось в течение последних нескольких лет. Таким образом, экономить на издержках производства, фирмы прибегают к использованию компьютеризированного производства с целью сокращения затрат на рабочую силу. Электронный обмен данными является одним из способов снижения трудовых затрат с обработкой бумажных документов.
Типичная сделка ЭОД следовать последовательности показано на рисунке 4. Информация для заказа на введенных в систему, создавая электронные заказа. Большая часть информации, только введенных сразу, поскольку та же информация является основой для всех остальных документов. Электронный заказ на покупку, послал либо непосредственно с продавцом или с помощью электронного почтового ящика, предоставляемый сетью. Продавец получает электронный заказ на покупку и переводит эти данные в виде необходимых для въезда заявление продавца. Электронные подтверждение направляется обратно к покупателю о том, что передача не поступало. Это называется "функциональной признание". Это также возможно для продавца читать заказа и отправить покупателю подтверждение заказа отчетности о наличии элементов в порядке.
Для вступления продавца Затем система генерирует внутренние инструкции на склад, завод, или в сервисный центр относительно заполнения заказа. Процедура оформления и порядок въезда в страну может также способствовать счетов приложения таким образом, электронный счет-фактура может быть подготовлен. Остальные шаги схожи. Процесс перевода форматов данных, поэтому он может быть направлен или получали от торгового партнера. Преодоление процесса пары две отдельные заявки.
Результаты осуществления ЭОД могут быть драматичными. Время задержки значительно сокращены. Mail и проволочки с оформлением устранены. Сроки устранить неопределенность в некоторых случаях и снижение в других, что позволяет казначейства более точного прогнозирования денежных потоков. Немедленно благодарности обеспечиваться за счет системы ЭОД означает, что покупатель знает, что заказ был получен, укрепления взаимоотношений между покупателем и продавцом. Содержание признание обеспечивает покупателю быстрого обратной связи о том, ордер будет исполнен, уменьшая потребность в безопасности общества. Одноразовый манипуляция означает, что затраты на рабочую силу могут быть сокращены. Поскольку данные всегда в компьютере для чтения форме, согласования, регистрации, поиска, сортировки, отчетности и аудита может быть выполнена с меньшим количеством людей и с гораздо более быстрыми темпами. расходы бумаги и почты могут быть сокращены. Оплата может быть обработан через расчетную систему на следующий день после инициации.
Вспомогательную инфраструктуру для ЭОД ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ
Разговоры о безбумажного общества была невыполненными пророчества. Основной причиной медленного движения к электронной обработки транзакций окружающей среды является отсутствие экономически эффективной инфраструктуры. Однако в последнее время, эта инфраструктура стремительно развивается. Она включает в себя четыре основных элемента: принято форматирования стандарты для большинства бизнес-документов, имеющийся в наличии программного обеспечения для перевода внутренне хранятся данные в стандартных форматах, коммуникационных сетей и межсетевого стандартов связи, а также низкая стоимость компьютерного оборудования. Эти четыре события опустил препятствия для осуществления ЭОД.
Национальные стандарты
Для отправки документов друг с другом в электронном виде, компании должны договориться о формате данных и технических условий. В первые дни ЭОД, крупных фирм объявили закрытый формат и коммуникационный интерфейс и либо поощрять или утвержденные участие торговым партнером. K-Mart, например, разработали собственные системы закупок для отправки электронных заказов на поставку для своих поставщиков. Фирмы желающих продать K-Mart согласилась принять этих конвенций.
Собственные форматы данных и технических требований, достаточно хорошо работают, когда фирма занимается только с небольшим числом партнеров. Но предположим, что K-Mart и поставщик хочет поставлять Sears, которая имеет другой формат данных. Поставщик вынужден будет установить второй системой соблюдать формат Sears. Предположим, что поставщик также хочет продать службы товара, который еще другой формат. Третья система будет необходима для формата службы товара.
Всем должно быть ясно, что широкое внедрение ЭОД не может обойтись без разработки широко признанных формат данных и коммуникационных стандартов. Если K-Mart, Sears и службы товара соглашаются использовать единый стандарт, то поставщик, который хочет продать все три должны поддерживать только одну систему, чтобы читать электронные заказы от них всех.
Транспорт данных Координационного комитета. Развития общепризнанных стандартов был официально ведется с момента создания транспортных данных координационного комитета (TDCC) в 1968 году. Эта некоммерческая организация, созданная с целью установления стандартов для связи между странами и внутри железных дорог, морских перевозчиков, воздушные перевозчики, и автоперевозчиков. Первый стандарт TDCC был опубликован в 1975 году. TDCC впоследствии расширить свое влияние в качестве администратора в течение нескольких различных промышленных групп. Каждая отрасль имеет служил стандартов комитет в составе представителей промышленности. Комитетов по стандартам определить новые стандарты, изменять существующие, и передавать информацию на TDCC для публикации и распространения.
ANSI X12 комитета. В 1978 году Credit Research Фонда TDCC сформировали BUSAP (для бизнес-приложений) Комитет, который впоследствии получил чартер из Американского национального института стандартов (ANSI), а ANSI X12 комитета. заряда комитета заключается в разработке стандартов приемлемого для различных отраслевых групп. С 1983 ANSI X12 Комитет опубликовал стандартам более 20 документов, в том числе заказов, извещение о перечислении средств, счет-фактура, и просьба цитатой. Работа идет вперед, чтобы определить форматы ЭОД 100 дополнительных документов.
Параллельные усилия в разработке стандартов производства были в Европе, что привело к разработке стандартов ЭДИФАКТ (ЭОД для администрации, коммерции и торговли). ЭДИФАКТ комитет разработал общие данные словаря и синтаксических правил, так что разработка стандартов в различных отраслях и странах может начинаться с того же строительных блоков.
Перевод программного обеспечения
ЭОД перевод программного обеспечения выполняет три функции. Файл преобразования программного обеспечения принимает данные, хранящиеся в бизнесе фирмы применения и переформатирует его для включения в формат программы. Форматирования программа переводит этот вход в нужный ЭОД стандартном формате. Коммуникационного программного обеспечения, то набор торговым партнером или коммуникационных сетей и посылает (или получает) ЭОД формат данных (или) другой стороне компьютера, используя приемлемые протоколов.
За последние пять лет количество программного обеспечения фирмы разработали готовый перевод пакетов, доступных на первоначальные расходы, начиная от $ 800 до $ 3000 (плюс ежегодная плата за обслуживание), что ЭОД перевода на микро-ЭВМ. Мини цене мэйнфреймов программное обеспечение от $ 1 до $ 0000 плюс 30000 годовое обслуживание. Большинство ЭОД программа табличных, а это означает, что, изменяя входные таблицы, программа может произвести любой желаемой сделки множество.
Налог на добавленную Сети
Когда фирма первой начала использовать электронный обмен данными, наиболее связи непосредственно между торговыми партнерами. В последние годы службы был разработан и принят решает некоторые проблемы, прямой связи.
Прямое соединение компьютер-компьютер связей с торговыми партнерами требует, чтобы обе фирмы используют аналогичные протоколы связи, имеют такую же скорость передачи, у телефонных линий в то же время, и совместимого оборудования компьютера. Если эти условия не соблюдены, коммуникация становится трудной, если не невозможно.
Налог на добавленную сетей VANS) могут предоставить ряд услуг, связанных с ЭОД. Mailboxing позволяет торговым партнером, чтобы отправить сделок наборов другой почтовый ящик для хранения. Когда другие торговый партнер готов, он будет извлекать сделок множеств. Это решает проблему нахождения время, когда оба партнера могут общаться. Протокол преобразования значит, что один партнер может использовать связи один пакет с передачей протокола и общаться с другими партнерами, которые использует другой протокол. Некоторые предлагают СДС стандарты преобразования означает, что набор транзакции могут быть получены в собственном формате, а затем переведен в формат X12 перед отправкой торговым партнером. Некоторые СДС также предоставлении помощи в виде консультаций, программное обеспечение и обучение торговых партнеров. Все микроавтобусы разрешения линии скорость переходов, чтобы сообщения могут быть получены и направлены на любом линейная скорость необходима пользователю.
Недорогой Компьютеры, комплектующие
Очевидно, для тех, кто следит за ценами системы микроЭВМ, что удельная стоимость питания компьютера, значительно сократился с течением времени. Расходы на микроЭВМ системы способна запускать большинство пакетов ЭОД перевода в районе $ 4000 до $ 6000. Машины теперь быстрее и больше памяти. Это увеличение мощности в сочетании с уменьшением расходов, сделал ЭОД вполне доступны даже в самых мелких фирм.
Потому что из многих преимуществ электронных сообщений на бумажных документов, EDI будет иметь значительное влияние на краткосрочные финансовые управления. ЭОД затрагивает практически все организационные сегмент шкалы. Некоторые из прямых последствий ЭОД реализации кратко-и долгосрочного финансирования, обсуждаются ниже.
Пересмотр роли управленческих функций. Каждый руководящей должности отвечает за сегмент сроки денежный поток может увидеть драматические изменения ролей. Наличный руководителей, например, которые традиционно были направлены на "плавать управления", связанных с бумажным обработки, увидит резких изменений в их функции в компании. Многое из их традиционной роли, могут быть устранены. Казна менеджер будет иметь больше времени для координации деятельности, которая затрагивает краткосрочного финансирования и расследования более широкие возможности инвестирования.
Сервисные продукты поддержки краткосрочного финансирования. Многие из видов услуг, предоставленных банками и другими третьими сторонами для поддержки краткосрочного финансирования функция может устареть или уменьшить значение.
Дополнительная уверенность в денежные потоки. Как информационных потоков, а не электронной почтой, в день оплаты могут быть определены с большей определенностью. Это означает, что кредиты и инвестиции функция фирмы будут меньше полагаться на неопределенные прогнозы и ночь инвестиций / займов.
Срок кредита изменения. Текущие условия кредитования, например, "2 / 10, нетто 30", были использованы после гражданской войны и основаны на предположении о бумага / почты / ручной обработки. Электронные сообщения, оплата изменения основных предположения и, следовательно, разрешение изменил условия кредитования. Некоторые фирмы в настоящее время осуществляет ЭОД и электронной оплаты пересмотра условий оплаты со своими партнерами.
Просто по времени управления запасами. ЭОД санкционирует осуществление низкий или нулевой уровень запасов.
Хотя безбумажной мире не может быть сразу за углом, как многие предсказывали несколько лет, движение прочно в этом направлении. Технологической инфраструктуры, стандартов, программного обеспечения, на добавленную стоимость сетей, а также недорогих аппаратных средств компьютера на месте. Необходимо, бесспорно, существует. Несколько лидеров отрасли уже обязались сделать ЭОД произойдет. Это только вопрос времени, прежде ЭОД становится стандартном режиме корпоративного обмена информацией.
Ссылки
Граф Басс, "Язык ЭОД," ФОРУМ: Журнал для электронного обмена данными, Vol. 1, 1989, с. 114-119.
Чарльз кофе, Деннис Kordyak, и Майкл Serlin, "Электронный обмен данными (ЭОД): Дядя Сэм, как торгового партнера", NCCMA Девятая ежегодная конференция, Даллас, штат Техас, 23 октября 1988.
Daniel M. Ferguson, Ned C. Хилл, Стивен F. Майер, "государство США ЭОД: 1988," ФОРУМ: Журнал для электронного обмена данными, Vol. 1, 1989, с. 21-29.
RH Харви, "Электронные платежи Корпоративный торговли, бизнес-стратегии: GM-EDS Система электронных платежей", EFT / EDI конференции, Чикаго, Иллинойс, май 16,1988.
Ned C. Хилл и Daniel M. Ferguson ", о движении денежных средств Сроки Управление: Следующая граница Управление денежными средствами", журнал управление денежными средствами, в мае-июне 1985, с. 12-22.
Ned C. Хилл и Daniel M. Ferguson ", по ведению переговоров Условия оплаты в электронной среде," Успехи в Управление оборотным капиталом (New York: JAI Пресс, 1988), с. 99-114.
I.G. Kawaller, "как и почему для хеджирования Краткосрочный портфель" Журнал Управление денежными средствами, за январь-февраль 1985, с. 26-30.
M.K. Перкинс, "Инвестиционная привлекательность Альтернативы для краткосрочного портфеля", журнал управление денежными средствами, март-апрель 1986, с. 32-45.
Рисунок 3
Потоки данных между бизнес-приложений
(Статья транзакций System)
Шаг 1. Покупатель указывает, что инвентаризация должна быть приобретены. Заказа печатается введенных) и направлен по почте с продавцом.
Шаг 2. Продавец ключи заказа в порядок системы ввода и заполняет заказ.
Шаг 3. Продавец печатает заполнены порядка и ключи его в системе счетов.
Шаг 4. Продавец готовит счета-фактуры и письма на покупателя. Ввод может быть вовлечен в производство конвертов и / или счет-фактуру.
Шаг 5. Покупатель ключи данных счета в системе кредиторской задолженности.
Шаг 6. Покупатель ключи от покупки данных приложения в приложение кредиторской задолженности чтобы убедиться, что товар выставлен счет были фактически получены.
Шаг 7. Покупатель вступает утвержденных счетов на оплату проверить заявление и проверок подготовлены и направлены.
Шаг 8. Продавец получает ключи и проверить данные в дебиторской задолженности применение дает покупателю кредит для оплаты.
Рисунок 4
Потоки данных между бизнес-приложениями (ЭОД System)
Шаг 1. Покупатель указывает, что инвентаризация должна быть приобретены. Заказ на введенных и послал в электронной форме с продавцом.
Шаг 2. Продавец компьютер переводится заказа в порядок системы ввода и заполняет заказ.
Шаг 3. Продавца компьютер передает данные в электронном виде (мостов) в системе счетов.
Шаг 4. Продавец компьютер переводится счет данных в электронный формат и отправляет через сеть к покупателю.
Шаг 5. Покупатель получает счет-фактура данные и переводит на счета к оплате системы.
Шаг 6. Покупатель мостов данных от покупки заявки в кредиторской задолженности применения и не соответствует компьютер, чтобы товары счете были фактически получены.
Шаг 7. Покупатель мостов утвержденных счета в электронном виде платежей и отправляет платеж электронном банке продавца. Платежная информация направляется в электронном продавцу непосредственно или через банк.
Шаг 8. Продавец получает информацию переводов и переводит его в дебиторской задолженности применение дает покупателю кредит для оплаты.
